Hoy vamos a abordar una pregunta que seguramente te hayas planteado muchas veces: ¿cuándo debes facturar a tus clientes como wedding planner?
Hay algunos wedding planners que prefieren emitir una única factura cuando ya han recibido todos los pagos. Y normalmente lo hacen porque solo se dan de alta como autónomos en temporada alta, por lo tanto, no pueden hacer facturas durante todo el año.
Pero también hay quienes prefieren hacer una sola factura con varias fechas de vencimiento. En este caso emiten la factura completa cuando la pareja les contrata, y en la misma factura vienen detalladas las diferentes fechas en las que tienen que ir efectuando los pagos.
A pesar de que esta segunda opción es más legal, yo no te recomiendo hacer una única factura. La verdad es que es mucho mejor que hagas una factura cada vez que una pareja te realiza un pago, y en este post te voy a contar por qué.
Si leer te da pereza, puedes escuchar este episodio en mi podcast.
[1.] Por ley, cada vez que recibes un pago debes emitir una factura.
La ley es clara al respecto: cada vez que recibes un pago, tienes que emitir una factura.
Por eso debes estar dada de alta como autónoma todo el año. Bueno, por eso y también para cotizar y que así el día de mañana puedas tener tu pensión de jubilación.
Pero volviendo a lo que nos indica la ley, queda claro que cada vez que una pareja te pague una parte de tus servicios, tendrás que hacerles la factura por ese pago.
¿Qué te pagan en tres veces? Pues cuando llegue el día de su boda, esa pareja va a tener tres facturas tuyas. Cada factura reflejará el importe del pago y la fecha en qué se hizo. Y la suma de las tres dará como resultado el precio total de tus servicios. Es sencillo, ¿no?
[2.] Generas confianza y profesionalidad.
El segundo motivo es que cuando entregas una factura por cada pago realizado, generas mucha más confianza y profesionalidad.
Piensa que muchas parejas nos contratan sin ser muy conscientes de qué es lo que vamos a hacer, de si realmente nos necesitan o no, porque nuestra profesión es relativamente nueva.
El hecho de que cada vez que ellos te realicen un pago, tú les emitas una factura, no solo les dará tranquilidad, sino que además te verán como alguien profesional, que se toma muy en serio su trabajo, y eso les generará mucha más confianza.
Y ya sabes que la confianza es la base de la relación con nuestros clientes, no solo para que estén contentos y satisfechos con nuestro trabajo, sino para que además nos recomienden a todos sus familiares, amigos, conocidos, etc.
[3.] Equilibras el pago de impuestos.
Facturar por cada pago te permite mantener un equilibrio en la gestión de tus impuestos.
Si optas por emitir una factura única al comienzo de tus servicios con diferentes fechas de vencimiento, debes saber que tendrás que pagar el IVA de la totalidad de la factura en ese trimestre, incluso si aún no has recibido el pago completo.
Por ejemplo, imagínate que una pareja te contrata en enero y que la boda es en diciembre, y que les vas a hacer una única factura con diferentes plazos de vencimiento.
Pues bien, si el importe total de la factura es de 4.000 €, aunque ellos ahora solo te paguen 2.000 €, tú, en el primer trimestre del año, tendrás que pagar el IVA de los 4.000€, a pesar de que tú aún no los hayas cobrado completamente.
Al facturar por cada pago, podrás tributar por el IVA correspondiente a cada importe específico, y no por el total que aún no has cobrado.
[4.] Facilita el recordatorio de pagos.
Emitir una factura por cada pago también te da la oportunidad de recordar amigablemente a tus clientes los próximos pagos que deben realizar, y así evitar olvidos o malentendidos en los plazos de pago.
¿Cómo? Pues a través de las facturas proforma.
Una factura proforma es una especie de factura provisional, que envías a tus clientes para recordarle los detalles de su próximo pago, como la fecha, el importe y el número de cuenta en el que deben hacer la transferencia.
Cuando se acerque la fecha de un pago, puedes enviarles un email de recordatorio adjuntado esa factura proforma. Ya verás que resulta muy útil.
Eso sí, una vez re realicen el pago, no te olvides de darles la factura real.
[5.] Evitas problemas legales y fiscales.
Por último, es importante que sepas, en muchos países, existen límites legales para los pagos en efectivo. Por ejemplo, en España, los pagos en efectivo no pueden superar los 1.000 euros, según la ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal.
Así que para evitar problemas legales y fiscales, es importante que priorices el pago por transferencia, tarjeta o PayPal. Es decir, formas de pago que cuentan con comprobantes telemáticos, cosa que vas a necesitar en caso de que te hagan una inspección.
Entonces, ¿esto quiere decir que no puedes aceptar pagos en efectivo?
Pues si el pago es menor de 1.000 €, sí podrías aceptarlo, pero lo más conveniente es que sea con alguna de las 3 opciones que te he dado antes.
Lo que de ninguna manera puedes hacer es aceptar pagos de más de 1.000 € en efectivo, ni siquiera fraccionados.
Es decir. Imagina que una pareja debe pagarte 2.500 € por tu servicio. Te van a hacer un primer pago de 1.000 € y después 2 pagos más de 750 € cada uno.
¿Pueden hacerte todos los pagos en efectivo?
La respuesta es no, porque la suma de los 3 pagos, que es el precio total del servicio, supera los 1.000 € y estarías incumpliendo la ley.
Al emitir facturas por cada pago y contar con comprobantes de pago telemáticos (transferencia, tarjeta o PayPal), te aseguras de cumplir con la legislación vigente y estar preparada en caso de una inspección.
En resumen, la mejor práctica es emitir una factura por cada pago recibido de tus clientes. Esto cumple con la legislación vigente, genera confianza, equilibra tus impuestos, facilita el recordatorio de pagos y evita problemas legales y fiscales.
Recuerda que cada factura debe cumplir con los requisitos legales y puedes encontrar plantillas y más información detallada sobre cómo hacer facturas en la certificación Wedding Planner Startup y en el ebook La guía definitiva para montar tu empresa de Wedding Planner.
Espero que este artículo te haya proporcionado claridad sobre el momento adecuado para facturar a tus clientes como wedding planner. Si tienes alguna pregunta adicional, no dudes en dejarla en los comentarios.
