¿Sabes lo que es un wedding assitant? ¿Tienes claro cómo calcular cuántos necesitas para coordinar las bodas de cada uno de tus clientes?¿Cuánto les debes pagar? ¿Y qué pasa si al final necesitas más wedding assistant de los que habías previsto para una de tus bodas?
Pues si la respuesta a todas estas preguntas (o a la mayoría de ellas) es no, sigue leyendo porque en este post te voy a dar todas las claves para que aprendas a calcular cuántos wedding assistans necesitas en cada boda, cuánto debes pagarles y cómo contemplarlos en el presupuesto.
Pero antes de continuar, recuerda que puedes leer el post, o bien puedes darle al play y escuchar el podcast donde te cuento todo esto, pero de manera más detallada.
[1]. Qué son los Wedding Assistants y por qué son fundamentales
Los Wedding Assistants, son las personas que forman parte de tu equipo y que te ayudaran a coordinar las bodas de tus parejas.
Cuando empiezas tu negocio de wedding planner, no necesitas contratar a una o varias personas para que estén contigo en el día a día de la empresa. Pero sí que tienes que empezar a crear un equipo de personas que serán las que te ayuden el día de la boda.
Lo ideal es que siempre cuentes con las mismas personas, y preferiblemente que estén formadas como wedding planner.
¿Por qué los necesitas? Porque por muy buena que seas, nunca deberías coordinar sola una boda:
- No puedes estar en dos sitios a la vez. Por ejemplo, no puedes estar con la novia, y a la vez dar la orden de que suene la música para que ella haga su entrada.
- Necesitarás ayuda para atender y mover a los invitados.
- Si la boda cuenta con muchos proveedores, actuaciones, etc. necesitarás ayuda para poder gestionarlo todo, asegurarte de que se cumple el timing, y atender a los novios ya sus invitados.
[2]. Incluyendo los Wedding Assistants en el presupuesto
Bien, ahora que ya sabes lo que son los wedding assistants, y que tienes claro que los necesitas para coordinar las bodas de tus clientes, llega la pregunta del millón, ¿cómo los añado al presupuesto?
En primer lugar, debes tener un sistema claro para poner precio a tus servicios de manera inteligente. Aquí no sirve de nada saber que cobra tu competencia, y así cobrar lo mismo, un poco o un poco menos.
No, porque eso no funciona. Así que si no sabes cómo poner precio a tus servicios de wedding planner tengo un curso pequeñito, en formato vídeo, que te explica cómo hacerlo paso a paso. Si te interesa haz click en este enlace.
Una de las claves para preparar tu presupuesto, es tener claro cuáles son los coste que tiene para ti organizar esa boda, y, obviamente, los wedding assistants formar parte de estos costes.
Está claro que en ese momento todavía no podemos estar 100% seguras de cuantos wedding assistans vamos a necesitar, porque en función de cómo vaya evolucionando esa boda es posible que finalmente necesitemos llevar a más wedding planners.
Por eso te recomiendo que en tu presupuesto cuentes siempre con el mínimo de wedding assistants que vas a necesitar teniendo en cuenta la información de la que dispones en ese momento.
¿Y cómo calculas ese número? Pues debes tener claro:
- Que nunca vas a ir sola a una coordinación, así que cómo mínimo siempre llevarás a un wedding assitant.
- Cuál es el ratio de invitados con el que vas a trabajar. Por ejemplo, puedes decidir que para bodas de hasta 100 personas vais a ir dos personas, y que luego que por cada 50 invitados necesitarás llevar a un wedding assistant más. Así si la boda es de 150 personas, deberás llevar a dos wedding assistants, si es de 170 a 3, y si es de 300 a 5.
- La complejidad de la boda o el tamaño del espacio o venue. Puede que la boda sea solo de 100 o 150 invitados, pero a nivel logistico tenga mucha complicación, o que el espacio sea excesivamente grande, y por eso necesites llevar a más equipo.
Una vez has calculado cuántos wedding assistant llevarás, deberás sumar el coste que te supone llevar a cada uno de ellos al presupuesto. Y así tendrás el presupuesto final que presentarás al cliente.
Importante, no te olvides de especificar en ese presupuesto cuántos wedding assistants están incluidos.
[3]. Añade una cláusula en el contrato
Pues para evitar que tú tengas que asumir el coste de estos wedding assitants extras, te recomiendo que, tanto en el presupuesto como en el contrato, tengas una cláusula que indique que el precio del servicio está contemplado para una boda con x número de invitados, y que incluye la asistencia del una wedding planner principal y x número de wedding assistans.
¿Y qué pasa si finalmente necesito llevar más wedding assistants?
Añade también que te reservas el derecho de ampliar el número de asistentes si aumenta el número de invitados o si la complejidad o requisitos finales de la boda así lo precisan, y que el coste extra de cada uno de ellos es de x euros. Que si esto sucede informarás a la pareja de cuántos wedding assistans extras vas a necesitar.
[4]. Calculando los honorarios de los Wedding Assistants
¿Y cuánto debes cobrar por cada wedding assitant? Pues bien, para obtener este dato debes tener en cuenta dos cosas:
- Cuánto vas a pagar a cada uno de tus wedding assistants
- Todos los gastos que supone para tu empresa contratar a un wedding assistant.
Vamos a centrarnos primero en cuánto debes pagar a tus wedding assistant. A modo de referencia debes saber que en España a un wedding assistant, por un día de trabajo, se le paga entre 100 y 200 euros, dependiendo de la experiencia y del grado de confianza.
Yo te recomiendo que cómo mínimo les pagues a 10 euros la hora. Teniendo en cuenta que en una boda van a estar como mínimo 10 horas, ahí tendrías ya los 100 euros.
Pero si finalmente tienen que quedarse más tiempo, no te olvides de pagarles también esas horas.
En el caso de que necesites que tus wedding assitants no solo trabajen el día de la boda, sino que también deben ir el día antes para supervisar el montaje, o el día después para supervisar el desmontaje, también deberás pagarles esas horas. Y el precio sería el mismo, 10 euros la hora.
[5]. Otros gastos a tener en cuenta
Ahora que ya has calculado lo que vas a pagar a tus wedding assistant, llega el momento de poner el foco en todos los gastos adicionales que te supone contratar a wedding assistants.
Por ejemplo, el kilometraje. Si los wedding assistant van a ir a trabajar en su propio vehículo, además del sueldo deberás pagarle el kilometraje de ida y vuelta, y los peajes, en caso de que los hubiera.
Y sí, ahora te estarás preguntando, ¿cómo se paga el kilometraje? Pues normalmente el kilometro se paga a 0,20 € o 0,30 €. Así que solo debes multiplicar los kilometros totales por el precio al que vas a pagar el kilometro. Y si hay peajes, no te olvides de sumarlos a la cifra final.
También debes contemplar las dietas de tu equipo. Es decir que debes cubrir todas las comidas de ese día, que se hagan dentro del horario de trabajo. Es importante que en tu contrato contemples que la pareja es quien debe afrontar estos gastos.
Otro gasto que debes cubrir es el del alojamiento, en caso de que tu equipo y tú os tengáis que quedar a dormir el día antes de la boda, o el mismo día de la boda. De nuevo te recomiendo que en tu contrato contemples que sea la pareja quien deba hacerse cargo de este gasto.
[6]. Alta en la Seguridad Social
Y por último, también debes tener en cuenta cuánto te va a costar dar de alta a tus wedding assitants en la Seguridad Social.
Aquí deberás contemplar tanto lo que tendrás que pagar a la Seguridad Social, y lo que tendrás que pagar a tu gestoría para que realice el tramite.
¿Qué pasa si no das de alta a tus wedding assitants? Pues que te puedes meter en un lío muy grande:
- Si le pasa algo en la boda y no lo has dado de alta, te puede denunciar.
- Si comete algún error importante, tu seguro de Responsabilidad Civil no lo va a cubrir.
- Si llega una inspección a la boda… en fin, ya te imaginas lo que va a pasar.
El único supuesto en el que no deberás dar de alta a un wedding assitant, es si es autónomo. En ese caso tan solo tendréis que firmar un contrato de colaboració y después te emitirá una factura por sus servicios.
Y esto es todo. Espero que ahora tengas mucho más claro cómo calcular el coste de los wedding assitants en los presupuestos.
Si crees que este post puede ser útil para alguna compañera, no dudes en compartirlo con ella. Y si tienes alguna duda o pregunta, dímelo en los comentarios, estaré encantada de ayudarte.
