¿Sabes qué hace realmente un wedding planner? Puede que te sorprenda que te haga esta pregunta, pero por experiencia sé que la mayoría de personas que quiere ser wedding planner, o que incluso ya está dando los primeros paso para serlo, no lo tiene nada claro.
Así que no nos podemos extrañar que haya muchas parejas que tampoco, y por eso crean que no necesitan a una wedding planner para ayudarles con su boda.
Por eso hoy voy a contestar detalladamente a esta pregunta, para que de una vez por todas tengas claro cuáles son las funciones reales de una wedding planner. Y si te da pereza seguir leyendo, dale al play que te lo cuento personalmente en mi podcast.
De manera resumida podemos decir que el wedding planner es el profesional que se encarga de todo el proceso de organización de una boda.
En este sentido, tu principal misión será encargarte de toda la parte logística, de producción y de coordinación de la boda. Es decir:
- Buscar y preseleccionar espacios, tanto para ceremonia como para banquete y celebración.
- Buscar y preseleccionar a todos los proveedores y profesionales que se van a necesitar para llevar a cabo esa boda
- Gestionar y controlar el presupuesto de tus clientes.
- Coordinar a esos mismos profesionales para que el día de la boda todo salga perfecto, tal y como la pareja ha imaginado.
No sé si te has fijado, pero en este breve listado no hay nada sobre decoración o manualidades. Y es que no, ninguna de estas dos cosas forman parte de las funciones de un wedding planner.
Así que si estás pensando en ser wedding planner porque te encanta hacer manualidades, alerta spoiler, los wedding planners no hacen manualidades, porque ni es su función, ni tienen tiempo para hacerlas.
Entonces, ¿qué es lo que hace un wedding planner, cuáles son sus funciones? Vamos a verlo de manera detallada:
[1]. Selección de proveedores:
Una de las funciones es buscar y presentar siempre una selección de los mejores proveedores para cada uno de tus clientes. No va a servir que ofrezcas siempre los mismos proveedores a todas tus parejas, porque tendrás que adaptarte en función del presupuesto, necesidades y expectativas de cada pareja, si no que tendrás que presentar una selección hecha especialmente para esa pareja.
[2]. Supervisión de contratos:
También tendrás que revisar y supervisar todos los contratos que tus clientes firmen con cada proveedor. En caso de que encuentres alguna cláusula que pueda ser abusiva o extraña, tendrás que hablar y negociarla con el proveedor para llegar a un acuerdo que beneficie a los dos partes.
[3]. Programación y asistencia a reuniones:
Programar todas las reuniones de tus parejas con los diferentes proveedores de su boda y asistir a todas ellas también forma parte de tus funciones.
Sé que en este punto hay mucho debate, porque hay wedding planners que no van a todas las reuniones y otras que sí. Yo te recomiendo que sí lo hagas, y dedicaré un post entero para hablarte del porqué.
[4]. Creación de cronogramas:
Otra de tus funciones será desarrollar el cronograma detallado con todas las tareas y gestiones qué tenéis que realizar cada mes hasta el día de la boda, tanto tú como la pareja. Y, obviamente, también tendrás que crear el timing del día de la boda, para que todo salga perfecto.
[5]. Gestión del presupuesto:
Una de tus responsabilidades más importantes será administrar y controlar el presupuesto de tus clientes. Para ello tendrás que aprender a gestionar estos presupuestos y sacarles el máximo partido para poder hacer realidad la boda que quiere la pareja.
[6]. Asistir a las reuniones:
Cómo te decía antes, tendrás que acompañar a tus clientes a todas las reuniones y visitas con proveedores, incluida la prueba de menú.
Puede que esto te sorprenda, pero es muy importante tu presencia en la prueba de menú, para ayudar y orientar a la pareja, y para anotar todas las modificaciones y decisiones que tomen. ¿Te van a dar de comer a ti también? Pues depende, hay caterings que ya incluyen al wedding planner en la prueba, y otros que no.
Pero independientemente de que comas o no, tu presencia allí es muy importante. Y cómo sé que este tema es conflictivo, hablaré con más detalle de él en ese post que te he prometido sobre acompañar a las parejas a todas sus reuniones y visitas.
[7]. Creación del concepto y estilo:
Si antes he dicho que dentro de las funciones de un wedding planner no está el diseño de la boda, ¿por qué tienes que encargarte de definir el concepto y estilo de la boda?
Pues porque necesitas tener esa información tanto para buscar a los proveedores de la boda, como para buscar al profesional que finalmente se encargue del diseño.
Y en el caso de que no haya un diseñador, si todos los proveedores trabajan con el mismo concepto y estilo, conseguiremos esa unidad y coherencia que buscamos en el resultado final.
[8]. Gestión de bodas de destino:
Si te especializas en bodas de destino, también deberás ocuparte de gestionar el alojamiento y transporte de la pareja y de los invitados que vienen de fuera.
Y seguramente deberás organizar algún tipo de experiencia adicional, como una visita guiada, una cena pre boda, etc. En cualquier caso, esto puede suponer un extra que se añadirá a tu presupuesto final.
[9]. Coordinación del día de la boda:
El día de la boda, tu objetivo será supervisar y coordinar todos los aspectos de la boda. Supervisarás el montaje y el timing y te asegurarás de que todos los proveedores cumplen exactamente con lo que la pareja les ha contratado. Tendrás que adelantarte a cualquier imprevisto para tenerlo todo controlado, y asegurarte de que la boda se desarrolla sin problemas.
[10]. Reducción del tiempo invertido por los novios:
Otra de tus funciones será reducir significativamente la cantidad de tiempo que las parejas deben dedicar a la organización de su boda. Y ya sabes que para mí, el tiempo es uno de los bienes más preciados que tenemos, nuestra moneda más cara.
Al contratarte, las parejas delegan en ti las tareas más complejas y pesadas, y estarán reduciendo muchísimo el tiempo que van a tener que dedicar a su boda, porque solo tendrás que reunirse contigo, ver las propuestas que les presentas y tomar decisiones. Y todo ese tiempo que se están ahorrando lo podrán invertir en su vida social, en su familia o en lo que ellos quieran.
[11]. Mejorar la experiencia de la pareja:
Conseguir que la pareja disfrute no solo de la boda, sino también de todo el proceso de organización, será otra de tus funciones. Debes hacerles ver que su boda no solo es un día, sino que todos los preparativos previos también forman parte de esa experiencia, y que, por lo tanto, deberían disfrutarlos.
[12]. Que todos disfruten de la boda:
Y, por supuesto, tu objetivo final será asegurarte de que tanto la pareja como todos los invitados disfrutan plenamente de la boda.
Espero que ahora tengas mucha más claridad sobre lo que supone ser wedding planner y cuáles son nuestras funciones.
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Por cierto, ahora que conoces las funciones de un wedding planner dime, ¿hay alguna que te ha sorprendido? ¿Crees que falta alguna en este listado? Te leo en comentarios.
