Las personas pueden dividirse en dos grupos, las que ven el vaso medio lleno, y las que lo ven medio vacío. ¿En qué grupo estás tú?

Yo soy optimista por naturaleza y siempre intento ver el lado positivo de todas las cosas, por ahora que toca quedarnos unas semanas aislados en casa me parece que tenemos una oportunidad única de aprovechar este tiempo extra para reforzar tu empresa de Wedding Planner.

¿Cuántas veces te has quejado de que no tienes tiempo para terminar esa lista infinita de tareas pendientes para tu empresa?  Se acabaron las excusas y los lamentos, ahora dispones de mucho tiempo para ponerte manos a la obra.

Pero antes de continuar quiero hacer un llamamiento a la calma. Estos primeros días de cuarentena las RRSS están provocando que estemos hiperactivos: clases de zumba, meditación, yoga, baile, etc… en directo.

Conciertos, recetas de cocina, maratón de series, y un largo etcétera. Y está bien que tengamos un amplio abanico de opciones, pero no es necesario que realices todas esas actividades.

Así que calma, tenemos tiempo para todo, pero decide en qué quieres invertirlo. Dedícale tiempo a tu empresa, a cuidarte y al ocio. Busca el equilibrio y estos días se harán más llevaderos.

Y ahora sí, aquí tienes 5 consejos para que aproveches la cuarentena para reforzar tu empresa de Wedding Planner.

[1] Actualiza tu plan de marketing

O directamente aprovecha para hacer el plan de marketing de tu empresa. El momento ideal para hacer el plan de marketing es en diciembre o enero.

El segundo mejor momento para hacerlo es ahora, y no, ya no tienes la excusa del tiempo 😉 Y si el problema es que no sabes cómo hacerlo, tengo el curso online de marketing para Wedding Planners más completo del mercado.

Si ya tenías hecho tu plan de marketing es un buen momento para revisar cómo te está funcionando y hacer los cambios y ajustes que necesites.

Sobre todo tendrás que hacer cambios en tus estrategias offline, como ferias, puertas abiertas, eventos para novias, etc… Y buscar nuevas oportunidades como «colarte» en las noticias.

Los medios de comunicación siempre buscan expertos para hablar de temas de actualidad, y el cómo está afectando el COVID-19 al mundo de las bodas es un tema que les interesa mucho.

Por otro lado, si tenías alguna estrategia prevista para cerrar bodas para el último trimestre del año, quizás tengas que cambiarla, porque lo más seguro es que en esas fechas tengas que reubicar las bodas que tenías de marzo, abril y mayo.

Así que es un buen momento para pensar en estrategias para atraer novios de cara a 2021. Las estadísticas demuestran que después de un periodo vacacional aumentan los compromisos y por lo tanto suben las contrataciones de Wedding Planners.

Y sí, esto no son precisamente vacaciones, pero en momentos como este puede que muchas parejas decidan que no quieren esperar más y que 2021 será el año en el que se darán el «sí, quiero».

[2] Crea contenido útil para tus RRSS

Otras de las excusas más comunes entre las Wedding Planner es que no crean contenido para su blog y RRSS porque no tienen tiempo. Así que ahora es el momento perfecto para que te pongas a hacerlo.

Una de las búsquedas estrellas en Google en estos momentos es «cómo cancelar una boda», y ya son muchas las Wedding Planners que han escrito post muy interesantes dando información útil a las parejas que se ven forzadas a retrasar su boda.

Tú también puedes hacerlo, y no te preocupes por no ser la primera, o porque ya haya varios post. Los novios están preocupados y leen todo lo que pueden sobre este tema. Aquí tienes una oportunidad maravillosa de diferenciarte y aportar valor.

¿Cómo me voy a diferenciar si todo el mundo habla de lo mismo? Pues porque cada uno lo hace desde su punto de vista. Te recomiendo que investigues, leas todo lo que encuentres y en una hoja en blanco escribas 5 o 7 consejos que tú darías, desde tu punto de vista, desde tu experiencia, y enfocado a tu cliente ideal.

Así, aunque hables del mismo tema conseguirás diferenciarte y conectar con tu cliente ideal. Y por favor, resiste a la tentación de copiar lo que otros ya han escrito. Inspírate, reflexiona y escribe tu propio post.

Pero además puedes aprovechar este tiempo para escribir post para las próximas semanas y meses. Revisa tu calendario de contenidos, actualízalo si es necesario, y empieza a escribir todos esos post que normalmente no puedes.

Después solo tendrás que subirlos a tu blog y programarlos. En pocas semanas podrías tener listo el contenido de tu blog de todo el año, y además programado para que se vaya publicando mientras tú te dedicas a otras tareas.

Lo mismo puedes hacer con tus RRSS. Ponte en serio con ellas de una vez. Te reto a que entres en tu perfil de Instagram, lo mires y sinceramente me digas, si tú fueras una novia y vieras el feed de Instagram de tu empresa, ¿te seguirías? Pero dame una respuesta sincera.

En RRSS el contenido debe seducir, educar y entretener. Marielys Ávila, mi mentora, siempre dice que el amor entra por los ojos, y es así. Si entro en tu perfil y lo que veo a primera vista no me seduce… bye, bye.

Solo tienes una única oportunidad de crear una primera buena impresión, y en Internet esa oportunidad se reduce a unos pocos segundos.

Y no me pongas como excusa que no tienes fotos bonitas porque estás empezando. Aprovecha estos días para planificar tu próximo shooting, date de alta en algún banco de imágenes; publica vídeos tanto en el feed, como en stories e IGTV; sé imaginativa y crea juegos, encuestas, etc…; utiliza gifs; usa el recurso de espectativas versus realidad; etc…

En definitiva, cultiva tu creatividad, ahora más que nunca las novias van a pasar mucho tiempo en RRSS, así que tienes que ser visible.

[3] Revisa tu modelo de negocio

Hay un refrán que dice que no es seguro poner todos los huevos en la misma cesta. Es decir, que tu economía no debería depender de una sola vía de negocio.

Eres Wedding Planner, o estás a punto de serlo, y sin duda tu principal vía de negocio es organizar bodas. Pero no debería ser la única.

Ahora tienes una oportunidad única para repensar tu modelo de negocio. Aquí te dejo algunas ideas de líneas de negocio que puedes implementar:

• Vender tus servicios de Wedding Planner, tal y como haces ahora.
• Ofrecer asesorías online para novias.
• Ofrecer un servicio de asesoramiento en estilismo y decoración para novias.
• Hacer un curso online para enseñar a las novias a organizar su propia boda.
• Hacer un curso online de diseño de bodas para novias
• Crear un producto para novias como plantillas para organizar su boda, un  ebook o libro (que puedes autopublicar), una agenda o planificador para novias, etc…
•  Si ya llevas tiempo en el sector y tienes experiencia puedes formar o mentorizar a nuevas Wedding Planner.

[4] Crea nuevas plantillas para tu empresa

Las plantillas son un recurso que nos hace ganar mucho tiempo en nuestro día a día como Wedding Planners. Por eso te recomiendo que aproveches este tiempo para mejorar las plantillas que ya tienes y crear nuevas plantillas que necesites.

Piensa en todas esas cosas que tienes que hacer una y otra vez, como escribir mails de seguimiento, mails de respuesta a unos novios que preguntan por tus servicios, propuestas de proveedores, propuestas de diseño, timings, etc…

De todo eso,  y de muchas más cosas, puedes tener plantillas prediseñadas. Pero además de funcionales esas plantillas pueden y debe ser bonitas e ir acordes con la imagen de tu empresa.

Así que ponte manos a la obra y dedica este tiempo a crear y rediseñar tus plantillas.

También puedes aprovechar para crear o rediseñar la documentación interna de tu empresa, como el dossier de información, cuestionario de información inicial, cronogramas, facturas, presupuestos, contratos, firma de tu mail, etc…

Puedes buscar inspiración en Google y Pinterest, y utilizar Canva para crear tus nuevos documentos y plantillas . Por cierto, ¿te gustaría que hiciera un post con un vídeo tutorial en el que te enseñe a utilizar Canva para crear tus plantillas? Déjame tu respuesta en los comentarios.

[5] Aprovecha para empezar o terminar formaciones

Venga, sé sincera, estoy segura de que acumulas varios cursos online que todavía no has acabado, o que ni siquiera has empezado. Pues ahora es el momento de ponerte a ello.

Si tienes cursos ponte a hacerlos, y ves implementando lo que estás aprendiendo. De hecho puedes aprovechar la primera hora del día para ponerte con tus cursos.

Si no tienes ningún curso pendiente ahora puede ser un buen momento para comprar ese que sabes que necesitas y ponerte manos a la obra.

Ahora mismo tienes a tu disposición una gran cantidad de cursos online, de todos los ámbitos. Lo bueno de estos cursos es que puedes hacerlos a tu ritmo, darle al pausa, vovler atrás, etc…

Pero sé que algunas de vosotras os resistís a la formación online porque necesitáis el apoyo de un tutor y el calor de vuestros compañeros. Lo sé, por eso desde el año pasado dentro de mi oferta educativa tengo mentorings grupales que unen lo mejor de los mundos.

El acceso a la academia online, dónde tienes todos los vídeos, pdfs, plantillas, ejercicios, etc… y sesiones en directo conmigo y tus compañeras para resolver dudas, ayudaros a avanzar y crear esa comunidad que hace que no te sientas sola. La semana que viene empiezan mis dos mentorings grupales, si quieres más información escríbeme un mail haciendo click en este enlace.

[6] Crea un plan de actuación para tu empresa

Dice el refrán que solo nos acordamos de Santa Bárbara cuando truena. Así que ahora que tenemos tiempo sería buena idea que crearas un plan de actuación para imprevistos para tu empresa.

Piensa en todas las situaciones que pueden ocurrir, y como quieres que actúe tu empresa en esos casos.

Por ejemplo, en caso de que volvamos a tener otra pandemia que obligue a posponer la boda de varios clientes, ¿cuál será tu protocolo a seguir?

Ahora nos ha tocado improvisar, pero como dice una buena amiga mía a veces las cosas nos pasan una vez para que no nos vuelvan a suceder.

Documenta todos los pasos que has seguido ahora con tus parejas, revísalos, ajústalos si fuera necesario y crea un protocolo de actuación que podrás seguir en futuras ocasiones.

En otoño de 2019 España se vio azotada por una DANA que imposibilitó que se celebraran muchas bodas. Por si no lo sabes una DANA es un fenómeno atmosférico, también conocido como gota fría, que se compone de  lluvias torrenciales, fuertes vientos e inundaciones.

¿Qué harías tú hubiera una DANA justo en la semana que tienes la boda de unos clientes? ¿Cómo actuarías? ¿A quién tendrías que llamar para obtener información veraz? ¿Cómo lo gestionarías para asegurar el acceso a la finca, la llegada de todos los profesionales y materiales, etc…?

¿Y si finalmente fuera imposible celebrar esa boda? No, no me he vuelto loca, justo esta situación le tocó vivirla a una de mis alumnas, y gracias a su profesionalidad y rápida actuación los novios pudieron celebrar su boda.

Así que amiga, investiga, ponte en lo peor, crea soluciones y protocolos de actuación para todas estas situaciones, así pase lo que pase nada te pillará por sorpresa ni a ti ni a tu equipo.

Esto te ayudará a posicionarte como mejor profesional y serás una apuesta segura para todos tus clientes. Por no hablar de la tranquilidad que sentirás al saber que pase lo que pase lo tienes todo bajo control.

[7] Documenta todos tus procesos

Y hablando de protocolos y ponerte en lo peor. ¿Has pensado que pasaría con tus parejas y con tu empresa si a ti te pasara algo que no te permitiera estar al pie del cañón.

Sí, sé que no es un pensamiento apetecible, pero ser empresaria también significa asegurarte de que tu empresa sigue funcionando bien aunque tú no puedas estar al mando.

También sé que muchas de vosotras estáis empezando, o que tenéis empresas pequeñitas, y que eso de crear equipo o delegar no entra en vuestros planes.

Pero créeme, antes o después tu empresa crecerá, y tendrás que formar a tu equipo. Por eso te recomiendo que aproveches estos días para documentar todos los procesos que realizas en cada actividad de tu empresa.

Por ejemplo, ¿qué pasa cuando recibes una solicitud de información de una nueva pareja?

• Cuándo hay que responderla
• De qué manera
• Por qué canal
• Cómo hay que hacer el seguimiento
• Dónde se hará la reunión, ya sea de manera física u online.
• Qué documentación hay que llevar a la reunión.
• Qué datos debemos pedir.
• Qué preguntas hay que hacer.
• Cuánto tiene que durar la reunión.
• Dónde está el dossier de información actualizado.
• etc…

Como ves se trata de detallar paso a paso todo lo que haces en cada área de tu negocio. De esta manera cuando entre alguien nuevo en tu equipo no tendrás que perder el tiempo en explicárselo todo una y otra vez.

Solo tendrás que explicárselo una vez y darle una copia de tus procesos, que él o ella podrá consultar siempre que lo necesite.

Te recomiendo que crees tus procesos en una aplicación online como Trello o Asana. Así evitarás acumular papeles y será mucho más ágil de encontrar y realizar.

Te recomiendo que empieces ya con esto, y que le digas a alguien de tu entorno que tienes documentados todos tus procesos, y que en caso de que te pase algo que te impida estar al frente de tu empresa y atender a tus novios, pueden encontrar toda esta información en determinado lugar.

Así estarás tendrás la tranquilidad de saber que aunque tú no puedas atenderlas tus parejas estarán bien atendidas y que sus bodas podrán celebrarse sin ningún problema.

Cómo sabes el próximo lunes es el día internacional de las Wedding Planner, y por desgracia esta vez no vamos a poder celebrarlo con un fiestón como el del año pasado.

Pero no nos vamos a quedar sin celebración, estoy preparando algo muy chulo para este lunes, así que atenta a mis RRSS porque muy pronto lo anunciaré.

Espero no haberte abrumado con este post. Mi intención es que aproveches este tiempo para mejorar tu empresa y realizar esas tareas que normalmente no puedes hacer.

Tampoco quiero que te obsesiones y quieras hacerlo todo ya. Elige un par de cosas, y cuando las tengas listas sigue con otras dos. Sin prisa pero sin pausa.

No dejes de leer el último post de esta serie en el que te explico  cómo puedes digitalizar tu empresa de Wedding Planner.