Cómo digitalizar tu empresa de Wedding Planner

Nos está tocando vivir un momento excepcional. Esta cuarentena nos ha pillado a todos desprevenidos, y está afectando a muchos negocios, y en especial a los del sector de las bodas.

Pero, ¿sabías que puedes seguir trabajando en tu empresa de Wedding Planner sin tener que salir de casa? La verdad es que tenemos suerte de vivir en una era tan digital en la que tenemos recursos para reunirnos con clientes sin salir de casa, firmar contratos sin tener que imprimir y escanear, dirigir a nuestro equipo en remoto, etc…

Si quieres aprender cómo digitalizar tu empresa de Wedding Planner para poder seguir trabajando durante esta cuarentena este post es para ti.

Soy una persona muy digital, lo confieso. Con 10 años, en 1988, hice mi primer curso de informática, cuando aún Windows no estaba en nuestras vidas y los ordenadores funcionaban con comandos, disquets y las pantallas eran verdes.

Fue una extra escolar que solo duró un año, pero me encantó. Recuerdo que nos enseñaban a dibujar con Logo, que era un lenguaje de programación, y me encantaba ver como a base de comandos el cursor se iba moviendo y dibujaba lo que le ordenaba.

Tres años después, en 1991, mi colegio incorporó una asignatura de informática, en la que nos enseñaban a programar con Basic, y sin duda era mi asignatura preferida.

Más tarde, en 1994 me apunté a una academia para aprender a usar todo el paquete de Microsoft Office, y recuerdo que fue allí cuando entré por primera vez en Internet. Ese primer contacto, guiado por nuestro profesor, fue en un chat.

Y ya en la universidad cree un grupo de compañeros en el que cada uno se encargaba de pasar a limpio (vamos a Word) los apuntes de una asignatura para después compartirlos con el resto del grupo. Primero lo hicimos en disquets,  después por email y finalmente en un escritorio virtual, vamos en la nube. Y todo esto antes del año 2000.

Y sí, sé que mi contacto con la informática fue muy precoz, teniendo en cuenta que nací en el 78. Pero ahora, en pleno 2020 no deja de sorprenderme como personas más jóvenes que yo, muchas de ellas nativas digitales, no están aprovechando todos los recursos digitales que tienen a su alcance para tener una empresa más rentable, eficiente y rentable.

Por eso hoy quiero compartir contigo una selección de recursos y herramientas digitales que te ayudarán a digitalizar tu empresa de Wedding Planner 5 áreas diferentes.

[1] PRODUCTIVIDAD

No se trata de trabajar más horas, sino de conseguir poder hacer más en menos tiempo, para poder disfrutar también de las otras facetas de nuestra vida.

Y ahora que estamos en cuarentena las madres emprendedoras lo sabemos bien. Tener que seguir trabajando nuestra empresa mientras los peques están en casa es duro. Por eso aquí tienes un listado de herramientas y recursos que te permitirán ser más productiva en tu día a día y no volverte loca durante el confinamiento 😉

1 – Dropbox, Google Drive o iCloud

Para mí es muy importante poder acceder siempre a todos mis documentos, esté donde esté y tenga o no a mano mi smartphone, tablet u ordenador.

Por eso siempre guardo todos mis documentos en la nube. Existen muchas plataformas para hacerlo, y la verdad es que yo uso estas 3:

Si quieres quedarte solo con una te recomiendo Google Drive. No solo puedes guardar todos los documentos, sino que además puedes crear carpetas y compartirlas con tu equipo o con tus clientes.

Y no solo eso, también puedes crear directamente todos tus documentos con los programas de Google como:

  • Documentos, la alternativa de Google para Word.
  • Hojas de cálculo la alternativa de Google para Excel.
  • Presentaciones la alternativa de Google para  Power Point.
  • Formularios.

2- Trello o Asana

Tanto Trello como Asana son gestores de proyecto online. Sin duda son dos herramientas perfectas para crear todos los procesos de tu empresa de Wedding Planner.

Puedes ir desgranando cada actividad en pequeñas tareas, para que sea más fácil de asumir. Así irás creando tus protocolos para actuar siempre de la misma manera y así ganar tiempo y automatizar tareas.

También funcionan muy bien para gestionar clientes. Puedes crear el cronograma de cada cliente en Trello o Asana y compartirlo con ellos.

Allí puedes tener detallado el paso a paso de la organización de la boda por meses, asignar tareas a ti misma, a tu equipo y a los novios. Subir documentos, enlaces, vídeos, etc…

Lo mejor es que lo tendrás todo en un mismo sitio, y no se perderá nada en mails o whatsapps. Te aseguro que cuando empieces a utilizar Trello o Canva para gestionar las bodas de tus clientes te preguntarás por qué no lo habías descubierto antes.

3- Toggl

Toggl es una aplicación que te permite medir el tiempo que le dedicas a cada tarea. Recopilar toda esa información te permitirá tomar decisiones que te ayuden a ajustar tus precios y tu planificación.

Vas a poder medir:

  • El tiempo que dedicas a cada área de tu negocio, como RRSS, Blog, enviar presupuestos, etc…
  • Cuánto tiempo pierdes en RRSS y otras distracciones.
  • Cuánto tiempo real inviertes en cada uno de tus clientes.
  • Etc…

4 –  Programación de RRSS

Si no eres visible en RRSS no existes. Es triste, pero es así. Sabes que cada semana tienes que publicar y actualizar tus RRSS, pero también sabes que no puedes estar cada día pendiente de ellas, creando contenido, interactuando, etc…

Por eso a mí me gusta trabajar por bloques. Es decir, puedes dedicar un día a crear el contenido de tus RRSS de toda la semana, o todo el mes. Después solo te quedará programarlo para que se publique el día y hora que decidas

Existen muchas plataformas que te permiten programar las publicaciones de tus RRSS: Mis preferidas son

  • OnlyPult. Te permite programar RRSS: Facebook, Instagram, Twitter, Google My Business, LinkedIn, TikTok,  YouTube, Vkontakte y Odnoklassniki; Blogs: WordPress y Tumbrl; y mensajería: Telegram
  • Coschedule. Te permite programar RRSS: Facebook, Instagram, Twitter,  LinkedIn, Pinterest; Blogs: WordPress. En este enlace puedes ver cómo lo uso yo.
  • Planoly. Te permite programar Facebook, Instagram y Pinterest. En su versión gratuita solo podrás programar una de estas RRSS.

[2] GESTIÓN DE EQUIPO Y DE CLIENTES

La comunicación con tu equipo y con tus clientes es algo súper importante para el buen funcionamiento de tu empresa.

Y puede que estés pensando, «¿Equipo? Pero si estoy empezando, yo no tengo equipo». Bueno, puede que en tu día a día todavía no tengas un equipo en el que poder delegar tareas, pero sin duda sí que tienes (o deberías tener) un equipo para ayudarte en las coordinaciones de tu boda.

Estas herramientas son perfectas para mantener una comunicación fluida, ágil, eficaz y eficiente tanto con tus novios como con tu equipo.

1 – Trello y Asana

Ya te he comentado en el punto anterior que tanto Trello como Asana son perfectos para la gestión de proyectos.

Te recomiendo que empieces a utilizarlos para llevar toda la gestión y comunicación de tus clientes.

Créate una plantilla, que después podrás replicar y adaptar para cada pareja. Puedes comprartir cada proyecto con tus clientes y con tu equipo, asignar tareas, comunicaros a través de esta plataforma, subir allí las propuestas de proveedores, presupuestos, enlaces a paneles de inspiración, etc…

Toda la información de la boda en único sitio, y además gratis. Ambas plataformas tienen versiones de pago, pero para empezar con la gratuita tienes de sobra.

2- Slack

Slack es una herramienta para comunicarte con tu equipo en tiempo real. Es perfecta para las empresas que tienen equipos remotos, es decir que no trabajan juntos físicamente hablando.

Y es que crear equipo no significa necesariamente contratar a personal directamente en tu empresa. También puedes crear equipo delegando ciertas tareas a otros profesionales.

En Slack las conversaciones se realizan en canales. Así puedes crear un canal para cada asunto, proyecto, equipo o cliente, por ejemplo.

Lo bueno es que al estar las conversaciones clasificadas de esta manera te aseguras de que la información no se pierde y llega a quien realmente tiene que llegar.

Una de las cosas que más me gusta de Slack es que todo lo que hayáis publicado ya sean mensajes, archivos, etc.. se puede localizar en su buscador. Así podrás encontrar fácilmente cualquier conversación, documento o archivo que necesites. Por eso creo que deberías dejar de usar WhatsApp para comunicarte con tus clientes y hacerlo a partir de ahora con Slack.

Y y apara acabar, lo mejor es que se integra con otras herramientas que estamos viendo aquí, como Google Drive, Dropbox o Trello.

3 – Google Drive / Dropbox

Ya hemos halado de Dropbox y de Google Drive, pero es que estas herramientas son tan potentes que te servirán para diferentes áreas de tu negocio.

En cualquier de ellas puedes crear carpetas por temas para compartir documentación con tu equipo. O crear carpeta para cada pareja y guardar allí toda la documentación de esos clientes. Puedes compartirlas con ellos si crees que fuera necesario.

También puedes usarlas para tener una copia de seguridad de tu ordenador, que nunca sabes lo valioso que es tenerla hasta que por desgracia la necesitas.

4 – Calendly

Calendly es una agenda online que vas a adorar, porque te permite realizar de manera fácil y rápida la reserva de citas con tus clientes.

Ponte en situación, toca tener una reunión con una de tus parejas. Miras tu agenda y les mandas un mail o whatsapp proponiendo un día y una hora.

Pero justo ese día no les viene bien, así que te responden proponiendo otra cita… que a ti no te viene bien y… Bueno, que podéis estar intercambiando varios mails y mensajes solo para poder cuadrar vuestras agendas.

Pues bien, con Calendly esto se acabó, porque esta aplicación se sincroniza con tu agenda de Google, iCal o Outlook. Solo tendrás que facilitar el enlace de tu agenda online a tus clientes. Ellos verán los días y horas que tienes libre y reservarán el que mejor les venga.

A ti te llegará un mail con el aviso, y esa cita se guardará inmediatamente en tu agenda de Google, iCal o Outlook para que no puedas ocuparla con otra cosa.

5 – Loom

Loom es una extensión para Google Chrome que te permite grabar la pantalla de tu ordenador para crear vídeo tutoriales sencillos que podrás compartir por email.

Imagina que tienes que explicarle a unos clientes, o a alguien de tu equipo, como funciona Trello. Pues bien, con Loom puedes grabar la pantalla y a ti misma (puedes decidir que se te vea en pequeñito en una esquina o directamente no salir) mientras les explicas cómo se entra a Trello, como funciona la plantilla, etc…

Una vez acabes de grabar el video se genera un enlace que puedes copiar y enviar por Mail o WhatsApp.

Si hay algo que te suelen preguntar frecuentemente, puedes grabar un vídeo con Loom explicando y mostrando cómo se hace paso a paso, y después guardar ese enlace para compartirlo cada vez que te hagan la dichosa pregunta.

[3] SISTEMA PARA CAPTAR NUEVOS CLIENTES, AGENDAR Y REALIZAR REUNIONES

Sé que en estos días estás centrada en las parejas de este año, sobre todo en las que tienen que posponer su boda por culpa del COVID-19. Pero no olvides que eres una empresa, y por lo tanto debes seguir trabajando para conseguir nuevos clientes.

¿No sería genial tener un sistema que hiciera este trabajo por ti? Amiga, existe, se trata de los embudos de venta automatizados. Tengo un curso online que te enseña a hacerlo paso a paso.

No te voy a engañar, esta estrategia de marketing es muy efectiva, pero no es sencilla de implementar si nadie te guía. No obstante aquí te dejo el listado de herramientas y recursos que vas a necesitar.

1 – Web

Lo primero que necesitas para poder crear tu embudo de venta es una página web. Allí tendrás tu landing page, con toda la información para que se suscriban a tu lista y se descarguen el regalito (lead magnet) que les has preparado.

También allí podrás tener varios formularios para incentivar y facilitar la subscripción.

Si no tienes página web aprovecha esta cuarentena para hacerte una, y por favor, hazla con WordPress.org, sin duda es la mejor opción.

2 – Active Campaign

Active Campaign es un gestor de email marketing. Te permite enviar emails masivos a tu lista de suscritores, y crear automatizaciones que se desencadenan cuando, por ejemplo, alguien se suscribe a tu Newsletter.

Lo que me gusta de Active Campaign es que te permite segmentar a tu lista de forma fácil. Además es muy intuitivo y está en Español.

La única pega es que no es gratuito, pero su versión más sencilla es muy económica, y con solo una boda que consigas gracias a esta herramienta ya le sacas beneficio.

Dicen que se necesitan al menos 14 impactos para que una persona empiece a pensar si te compra. Con Active Campaign puedes a acelerar ese proceso gracias a sus automatizaciones. Lo mejor es que una vez la tengas hecha seguirá funcionando en piloto automático.

3- Mail Munch

Mail Munch es una herramienta que te permite crear los formularios para que la gente se pueda suscribir a tu lista de email marketing.

Tiene una versión gratuita que funciona muy bien y se integra perfectamente con Active Campaign y con WordPress.

4 – Calendly

Ya te he hablado antes de esta herramienta. En este caso te recomiendo que pongas el enlace de tu Calendly en los mails de tu automatización para que la gente pueda reservar fácilmente una primera reunión contigo.

5 – Google Calendar

Como diría Charuca yo soy papel lover, y tengo mis agendas y planificadores de papel que uso a diario.

Pero para que mi negocio funcione bien también utilizo un calendario digital. Puedes usar el de Google, el de Outlook o iCal (el de apple). Lo que hago es apuntar siempre mis citas tanto en mi agenda online, como en la física.

Es imprescindible que lo hagas así para poder sincronizar tu calendario con Calendly y que no se te solapen citas.

6 – Zoom o Skype

¿Qué pasa si ahora te contacta una pareja y te dicen que quieren reunirse contigo para hablar de tus servicios? O si sueles trabajar con parejas que viven en otras ciudades o países.

Pues nada, que la reunión se hace igual, pero a través de video llamada. Para eso yo te recomiendo dos herramientas que funcionan súper bien: Zoom y Skype.

7 – Canva

Canva es todo un invento. La suelen definir como el Photoshop de las personas que no son diseñadores. Pero yo creo que esta descripción se queda corta.

Y es que puedes diseñar imágenes para tus RRSS, ebooks completos, documentos para tu empresa, flyers, pósters, cabeceras para algunas de tus RRSS, etc…

Es muy sencilla de usar y además incluye un montón de plantillas.

En este caso Canva te viene genial para diseñar y maquetar el ebook que vas a regalar a las personas que se suscriban a tu lista.

8 – MyEcoverMaker

MyEcoverMaker es una herramienta que te permite crear maquetas de marketing en 3D de forma fácil y rápida.

¿Para que la necesitas? Para hacer que la portada de tu ebook se vea dentro de un iPad, un ordenador o como si fuera un libro real.

Esta imagen será la que utilices en tu página de suscripción, para mostrar a la gente el regalo que recibirán al suscribirse a tu lista.

9 – Facebook & Instagram Ads

Y una vez tienes creado tu embudo de venta automatizado, ¿cómo consigues suscriptores para tu lista?

Sinceramente, la manera más rápida y eficaz es a través de publicidad en Facebook e Instagram.

Puedes crear las imágenes de tus anuncios en Canva, y después crearlos en el Business Manager de Facebook. Pero si nunca has creado una campaña de Facebook Ads, y realmente quieres sacarle el máximo partido, te recomiendo que contrates a un experto para que lo haga por ti.

[4] DOCUMENTACIÓN PARA LA PRIMERA REUNIÓN

1 – Canva

Ya te he hablado antes de esta herramienta. Pues bien, ahora que tienes tiempo te animo a que investigues un poquito, te pongas creativa y pongas bonitos todos los documentos de tu empresa con Canva.

Es mucho más sencillo de lo que piensas. Además puedes buscar plantillas que te gusten y adaptarlas a los colores y estilo de tu marca.

Si te pasas a la versión premium además podrás subir las  tipografías, de tu marca y usarlas en todas tus creaciones.

2 – Dropbox y Google Drive

¿Otra vez Dropbox Google Drive,? Sí, otra vez, ya te dije que era una herramienta muy potente.

En esta ocasión te animo a que crees una carpeta en la que guardes todos los documentos que quieras compartir con nuevos clientes, o posibles clientes.

Lo bueno que tienen estas herramientas es que te permiten compartir o bien la carpeta entera o solo un archivo.

Si guardas tus archivos aquí, ya no importará cuanto pesen, porque en lugar de adjuntarlos en tus emails, podrás ponerles el enlace para que se lo descarguen directametne.

3 – Bit.ly

Bit.ly es una herramienta que te permite acortar las url y personalizarlas. ¿Y esto para qué lo necesitas?

Pues como te decía, si vas a compartir una carpeta o archivo de Google Drive, verás que la URL que se genera es muy larga, y está formada por una cadena de letras y números imposible de recordar.

Pues bien, con bit.ly podrás acortar esa cadena, y ponerle un nombre que identifique el destino de esa url. Por ejemplo: bit.ly/DossierInformación

[5] GESTIÓN DE NUEVOS CLIENTES

Bueno, pongamos que ya has tenido la reunión con una nueva pareja y que deciden contratarte. ¡Bien! Pero, ¿cómo lo hacemos si ahora no podemos salir de casa?

Tranquila, que de nuevo la tecnología acude a nuestro rescate. Aquí te dejo las herramientas que puedes usar para gestionar a los nuevos clientes.

1 – Hello Sign

Hello Sign es una herramienta gratuita para firmar documentos de forma digital, sin tener imprimirlos para firmarlos, después escanearlos, enviarlos y esperar que tus clientes hagan lo mismo.

Todo el proceso se realiza de forma online, a través de la web de Hello Sign. Y tranquila, porque su interfaz es muy sencilla e intuitiva.

Lo mejor es que las firmas de los contratos realizadas con Hello Sign son legalmente vinculantes.

2 – Paypal / Stripe

Una vez firmado el contrato llega el momento de que tu cliente te realice el primer pago. Puede hacerlo por transferencia bancaria, pero también puedes utilizar otros sistemas de pago online como Stripe o Paypal.

Ambos son dos los procesadores de pagos más populares y confiables, por eso suelen ser los más usados en los negocios online.

PayPal te permite pagar con tarjeta, o con tu cuenta PayPal. Stripe es para pagar con tarjeta. Antes de decidirte por uno consulta si está disponible en tu país.

Ambos sistemas te cobran una pequeña comisión por cada pago que te hacen. Las comisiones de Stripe son algo más bajas que las de PayPal.

Por contra en PayPal puedes disponer de tu dinero en tu cuenta bancaria en 24-48 horas, mientras que Stripe tarde de 3 a 7 días en enviarlo.

3 – ThriveCart / SamCart

Si decides aceptar pagos online, no solo necesitas un procesador de pago como PayPal o Stripe, sino que también necesitas una plataforma para poder procesar esos pagos.

Yo sin lugar a dudas te recomiendo ThriveCart, llevo utilizándola desde hace ya 2 años y me parece una herramienta súper potente. La única desventaja es que su precio es de 690$. Eso sí, solo pagarás una vez, la licencia es para siempre.

Si ahora mismo no puedes permitirte ThriveCart, hay otra alternativa muy parecida SamCart. No es tan potente pero su plan más sencillo sale por 49$ a mes. Obvimente a la larga sale más caro que ThriveCart, pero puedes empezar con SamCart y cambiarte a ThriveCart más adelante, que es justo lo que hice yo.

4 – Quaderno / Billin

Una vez realizado el pago llega el momento de emitir la factura. Para ello puedes utilizar una plataforma de facturación como Quaderno o Billin.

Llevo utilizando Quaderno desde hace varios años. Lo que más me gusta es que cuando alguien te hace un pago online la factura se genera automáticamente, y automáticamente se envía a tu cliente.

También te permite hacer facturas directamente, para los clientes que te pagan por transferencia o en metálico.

Además tiene más funcionalidades para gestionar toda tu contabilidad e impuestos.

Billin es otra plataforma, que a diferencia de Quaderno tiene una versión gratuita.

Una de las cosas que me gustan de Billin es que puedes enviar la factura antes de que te realicen el pago, y conectarla con Stripe para que te realicen el pago cuando la reciben.

Si decides usar Billing no necesitarás ni ThriveCart ni Quaderno.

Muchas de estas herramientas son gratuitas, o tienen una versión gratuita. Otras son de pago.

 

Si eres de las que te cuesta pagar por herramientas piensa, ¿cuánto tiempo me está ahorrando esta herramienta? ¿cuánto vale mi tiempo?

 

De esta manera te darás cuenta que te sale mucho más barato invertir en buenas herramientas, que seguir invirtiendo tu tiempo en tareas que podrías realizar mucho más fácil y rápidamentel

¿Qué te parecen estas herramientas y recursos? Me gustaría saber si ya las conocías, cuáles vas a empezar a usar y también si utilizas otras que yo no conozca. Dímelo en los comentarios.

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