Antes de empezar quiero hacer aquí un disclaimer. Toma el contenido de este artículo como una información a modo orientativo. Porque cada situación y cada negocio es único y tiene sus particularidades, además de que cada país tiene su propia legislación. Por eso siempre te voy a recomendar que cualquier documento legal que vayas a utilizar con tu empresa lo revises previamente con un abogado, un gestor o el profesional correspondiente. Y una vez hecha esta pequeña aclaración, vamos al grano. ir ya con esas siete cláusulas que te recomiendo que no falten en tu contrato de wedding planner.
¿Sabes cuáles son las cláusulas más importantes que no deberían faltar en tu contrato de wedding planner? Como siempre, puedes escucharlas en este episodio de mi podcasts Triunfa como wedding planner o seguir leyendo este artículo para descubrirlas. Lo que prefieras.
1. Fecha de inicio y final de la prestación de tu servicio
Esta primera cláusula imprescindible es súper obvia. Normalmente queda claro cuándo empezamos a trabajar, que es cuando firmamos el contrato. Pero ¿cuándo termina nuestro servicio de wedding planner de manera profesional? Esto tiene que estar estipulado en tu contrato, tanto la fecha de inicio (a la firma del contrato) como la fecha final del servicio, que normalmente puede ser el día de la boda o 24 horas posteriores al día de la boda.
Esto será lo que tú estipules, pero no te olvides de ponerlo claramente en tu contrato.
2. Qué incluye (y qué no) en los servicios contratados
La segunda cláusula también creo que es muy obvia. Debes poner claramente el listado de cuáles son los servicios que te están contratando, qué está incluido dentro de este contrato y no te limites sólo a enumerarlos, descríbelos bien.
Detalla qué incluye e incluso qué no incluye cada uno de estos servicios. Esto igual te puede parecer obvio y tonto, pero no lo es. Si tú dentro del contrato dejas claro que los servicios que te han contratado son A, B y C pero que el servicio A incluye sota, caballo y rey y no incluye ni alfa, ni beta, ni nada de lo que no esté específicamente puesto en el punto anterior. Y haces lo mismo con cada uno de los servicios.
Después, si los novios dicen “yo pensaba que esto estaba incluido” o “yo creía que…” puedes recurrir a ese contrato y decirles: esto es lo que firmamos en nuestro contrato. Así no hay reclamaciones que valgan, porque lo has detallado todo perfectamente en el contrato.
Si simplemente pones organización integral sin pararte a describir exactamente en qué consiste esta organización, qué incluye y qué no incluye, esto queda libre a la interpretación de cada persona y la cosa queda demasiado en el aire.
3. Precio, calendario y forma de pago
La tercera cláusula que te recomiendo que no falte en tu contrato es también como muy básica y muy obvia. Cuánto tiene la pareja que pagarte por tus servicios, en qué forma deben pagártelo y en qué fechas tienen que hacer los pagos.
Aquí vas a tener que poner que el importa que la pareja te abona por la prestación de los servicios, que ya has descrito, es X. Así como especificar si esa cantidad ya incluye o no los impuestos correspondientes.
Por ejemplo, si el precio es de 3.000€ IVA incluido o 3.000€ más IVA. Sea como sea, debes especificarlo todo bien para que no haya margen de error.
También deberás especificar el calendario de pagos, es decir, de qué manera y cuándo te tienen que pagar esa cantidad. Puede ser que te la tengan que abonar completamente a la firma del contrato o que la vayan a fraccionar en tres pagos.
Por ejemplo, el primero del 50% a la firma del contrato, un segundo pago del 25% en X fecha concreta y la última, con el 25% restante, una o dos semanas antes de la boda. Cuando tú indiques.
Esto de la cantidad y el porcentaje es importante que lo pongas y que también especifiques de qué manera te tienen que pagar si es en efectivo, por transferencia, con tarjeta, por Bizum, Paypal, etc. Sea la forma de pago que prefieras, pero que la especifiques.
Si es por transferencia, no te olvides de poner los datos para que la puedan realizar.
En caso de que sea Bizum, deja claro el número de teléfono al que deberán realizar pago.
4. Qué gastos no están incluidos
Has especificado los servicios que te contratan, el precio que te tienen que pagar por esos servicios, pero hay una serie de gastos que no están incluidos y que debes de especificar. De esta forma los novios tendrán claro qué conceptos no están incluidos y que van a tener que abonar de manera extra.
¿Cuáles son los gastos que no están incluidos?
Personal extra
Cuando presupuestas la boda valoras que necesitas la asistencia de un wedding planner principal y uno o dos wedding assistants. Y puedes indicar que en caso de que consideres que se necesita ampliar la plantilla que tiene que ir a esa boda, ya sea porque ha aumentado el número de invitados, porque la complejidad de la boda así lo requiere o por cualquier motivo que tú puedas justificar ante de los novios, el coste de esta persona o personas extra que se necesite será de tanto más y hay que especificarlo.
Esto es por si, de repente, la boda que parece que va a ser pequeña luego se complica y ves que necesitas más personal del que habías contemplado en un principio, porque aumenta excesivamente el número de invitados o lo que sea. Pues para eso tenemos esa cláusula.
Desplazamientos
Otras cosas que no están incluidas y que también debemos especificar, es el caso de los desplazamientos. Si están todos incluidos dentro de tus servicios perfecto, pero si no debes especificar qué desplazamientos están incluidos y cuáles no y qué coste tienen. El precio del kilometraje, si te tienen que pagar aparte los peajes o lo que sea tu política en cuanto a desplazamientos.
Dietas
¿Qué pasa esos días que tienes que comer fuera debido a gestiones de la boda? Ya sea por visitas y gestiones que tengas que hacer durante el proceso de producción de la boda como las dietas del propio día de la boda, o del día previo si tienes que ir a hacer montaje. Indica si están incluídas o no, y si van a cargo de los novios de cuánto deben ser, cuándo se van a abonar, etc.
Alojamiento
Y el alojamiento, en caso de que tu equipo y tú tengáis que quedaros a dormir la noche antes o incluso la misma noche de la boda. Debes especificar concretamente en el contrato si esos gastos corren a cargo de tus clientes.
5. Cesión de derechos de imagen
En esta cláusula tus clientes te están cediendo sus derechos de imagen, es decir, que te van a autorizar a que después o durante la boda puedas publicar fotos de su boda en tu web, redes sociales, promociones, etc.
Esta cláusula se olvida frecuentemente y os recomiendo que la tengas siempre en el contrato. Si por lo que sea no la tienes en el contrato deberías firmar un documento en el que la pareja te autorice a utilizar fotos de su boda.
6. Política de cancelación y aplazamiento de bodas
¿A qué me refiero esto? Debes dejar específicamente claro dentro de tu contrato qué pasa si los novios deciden cancelar la boda. Esto ha sido más necesario que nunca durante 2020 y 2021 por todo el tema de cancelaciones y aplazamientos de bodas por la pandemia.
O qué pasa si eres tú la que decide cancelar el contrato. Por desavenencias con la pareja o por el motivo que sea.
¿Y qué pasa si la pareja necesita aplazar la boda? En función del tiempo de aplazamiento, si es un año, seis meses o tres meses, qué condiciones aplicas en cada una de estos casos.
- ¿En qué supuesto les devolverías el dinero?
- ¿En qué supuesto no se lo devolverías?
- ¿Qué pasa en caso de que tú veas que esa boda no va por buen camino y seas tú la que quiera cancelar (no la boda de ellos porque ellos se van a casar igual) el contrato?
Tendrías que especificar exactamente si les devolverías el dinero, con cuánta antelación tendrían que avisarte, etc. Y en cuanto a aplazar la boda, ya sea por capricho, por enfermedad, por X motivo, de qué manera se gestionaría esto, si había algún tipo de penalización o de gasto extra.
Es mejor que te adelantes y tengas previstas todas estas situaciones por escrito en el contrato. Así nos evitamos sustos posteriores.
7. Causas de fuerza de mayor
Esta cláusula también ha sido muy importante en 2020. Hablamos de casos de fuerza mayor, caso fortuito o acto de Dios. Esto va muy relacionado con la cláusula anterior.
¿Qué vas a hacer en esos casos? ¿Cómo vas a actuar? ¿Se devuelve, no se devuelve?
Normalmente se considera fuerza mayor cuando ocurre algo que se escapa al control de las dos partes y que impide que se pueda celebrar la boda. Como por ejemplo la pandemia que vivimos durante 2020. En el caso de acto de Dios son sucesos más achacables a desastres naturales como tsunamis, huracanes, terremotos, etc. que impidan que se celebre la boda.
Sé que estas dos últimas cláusulas, la de política de cancelación y aplazamiento de bodas y la de causas de fuerza mayor, son circunstancias en las que no nos gusta pensar porque no queremos imaginar que algo va a ir mal. Pero desgraciadamente a veces estas cosas pasan y para que ese momento sea lo más fácil o lo menos desagradable posible, siempre es mejor haberlo previsto todo por adelantado y haber especificado cómo se va a actuar en estos casos.
Así que esto mejor que lo tengas siempre en el contrato.
Como te he dicho al principio, toda esta información te la doy es a modo orientativo para que tengas un contrato que de verdad te proteja tanto a ti como a tus clientes. Porque la finalidad de un contrato no es más que eso, dar seguridad a ambas partes.
No obstante, yo no soy abogada y cada país tiene aparte su propia legislación. Con lo cual te recomiendo que una vez tengas tu contrato lo lleves a un abogado, a un gestor o al profesional jurídico que corresponda para que te lo revise y te dé el ok. Así tu contrato estará perfecto y te aseguras que esas cláusulas no contravengan ninguna ley o normativa de tu país.
Dicho esto, si lo necesitas, puedes adquirir aquí la plantilla de contrato que yo misma he utilizado en mi carrera como wedding planner. Te servirá como base para que a partir de ahí puedas crear tu propio contrato.
Y si necesitas una ayudita extra para saber cómo redactar tu contrato de wedding planner, en este otro artículo te cuento qué más debes tener en cuenta.
