“¿Sabes cuál es el colmo de un wedding planner? No saber planificarse.” 

Chiste malo a parte, durante mi carrera, tanto como wedding planner, como formadora de wedding planners, me he dado cuenta que hay dos tipos de perfiles. 

Por un lado, está la wedding planner que es planificada en todos los aspectos de su vida.

Y por otro, la wedding planner que si bien es muy planificada en el trabajo, con sus clientes y en la organización de sus bodas, se ve envuelta en su día a día en una vorágine de tareas pendientes, de listas de cosas que no paran de crecer y siente que no le dan las 24 horas del día para hacer todo lo que tiene que hacer.

¿En qué perfil te encuentras tú?

Si tú quizás te encuentras en este segundo perfil, quiero darte unos consejos para que puedas organizar mejor tu jornada, seas más productiva y no sientas que no te da la vida o que te faltan horas para hacer todas tus tareas pendientes.

Escúchalo en este episodio del podcast o continúa leyendo este artículo para descubrir estos 6 pasos para ser más productiva.

Sé que de normal eres organizada y muy buena planificando la boda de tus clientes, pero también sé que sientes que no te llega el tiempo para hacer todas las tareas que tienes. Toma buena nota de estos seis pasos.

Paso 1: Planifica tu próxima semana

Te recomiendo que todos los viernes dediques una hora para planificar tu siguiente semana. A mí me funciona muy bien el viernes, quizá a ti te funcione mejor el sábado o el domingo, pero resérvate una hora para esta tarea.

A mí me gusta los viernes, antes de terminar de trabajar, coger la agenda (en papel, sí, aunque soy súper digital mi agenda en papel nunca puede faltar) y revisar tanto mi agenda del ordenador como mi agenda en papel y me voy organizando las tareas que tengo que realizar la siguiente semana. 

Me suelo organizar a gran escala. Voy viendo cuáles son mis prioridades, qué días tengo que ponerme con cada tarea, qué reuniones tengo y demás. Planifico la semana en función de mis objetivos, me suelo poner un máximo de tres objetivos. Y absolutamente todas las tareas, todas las reuniones, todas las cosas que me voy a poner en la agenda tienen que estar relacionadas con alguno de esos tres objetivos. 

Si detecto que alguna cosa que está en mi lista de tareas no está alineada con alguno de esos tres objetivos, que van a ser mi foco, automáticamente los elimino o pospongo de esa semana.

Las dejo a un lado y no van a aterrizar en mi agenda, porque no están alineadas con esos tres objetivos que van a ser mi prioridad absoluta durante esa semana. 

Paso 2: Planifica tu agenda del día siguiente

Una vez que has hecho tu planificación semanal, te invito a que también cada día, antes de cerrar el ordenador, de nuevo cojas tu agenda y te dediques unos minutos a planificar tu día siguiente. 

En principio vas a tener ya toda la semana bastante organizada en torno a esos tres objetivos que te has marcado. Pero necesitas cada día antes de terminar, revisar tu agenda, ver qué es lo que tienes planificado para el día siguiente y si tienes que ajustar o modificar una cosa. 

Terminar tu jornada sabiendo qué es lo que te espera al día siguiente te da mucha paz, te da mucha claridad y sobre todo te hace ir viendo si es realista todo lo que te has puesto. Si no lo es tienes que ir ajustándolo. 

Para sentirte más productiva y que tienes el control de tu tiempo, deberías incorporar estos dos hábitos: organizar tu próxima semana y planificar tu agenda para el siguiente día.

Paso 3: Agenda 3 tareas por día

A la hora de planificar tanto tu semana como tus días, de nuevo te recomiendo que te quedes en el número tres. Sí, seguramente tienes una lista interminable de tareas, todas las tenemos, pero esas listas son completamente improductivas. 

Es inviable que durante un día pretendas hacer 80.000 tareas. Es imposible. 

Entonces, para sentirte productiva, que de verdad desatascas todas esas tareas pendientes y que avanzas más en todos tus proyectos, te recomiendo que te pongas en tu agenda un máximo de tres tareas por día, solo tres, aparte de todo lo que llevas en tu jornada de trabajo.

Estas tres tareas objetivo las vas a configurar de la siguiente manera.

Tarea 1 de prioridad alta

Márcate una tarea de prioridad alta. Esa tarea es la que sí o sí, pase lo que pase, antes de que tú te vayas a la cama, se tiene que haber terminado. Sin excusas.  Además de atender a tus clientes o hacer las reuniones que tengas. 

Esta tarea es tu prioridad absoluta y tienes que dedicar todo tu tiempo y tu esfuerzo a realizarla y terminarla. Si solo puedes hacer una única cosa durante todo el día, va a ser esa tarea. Tienes que detectar cada día cuál es esa tarea importante, esa tarea de prioridad alta y no te acuestes nunca sin haberla terminado. 

Tarea 2 de prioridad media

Establece también una tarea de prioridad media. Es una tarea que también es importante, pero no tanto como la anterior. Solo trabajarás en ella si la primera tarea importante se ha terminado. 

Si no terminas la tarea o te ocupa todo el día terminar la tarea uno, esta tarea dos no la vas a hacer. La vas a pasar al día siguiente y con toda la tranquilidad del mundo, sin remordimientos y sin sentirte mal. Porque tu prioridad absoluta, que era la tarea uno, la has terminado. 

Tarea 3 de prioridad baja

Y por último, una tarea de prioridad baja. Si consigues terminar las dos tareas anteriores porque has tenido un día megaproductivo, empezarías a ponerte con esta tarea. Al ser de prioridad baja todavía no te corre mucha prisa o no tiene mucha importancia, pero de cara a la próxima semana sí es importante. 

Esta tarea quizás no hace falta que la termines, simplemente que la empieces y la adelantes para que en la semana próxima puedas ir más relajada. 

Y así cada día, fija un máximo tres tareas.

Paso 4: Trabaja por bloques de tiempo

No sé si has oído hablar de time blocking o bloques de tiempo, pero se trata de una manera en la que en lugar de ir trabajando saltando de un tipo de tarea a otro (“ahora envío un email”, “ahora contesto una llamada”, “ahora me voy a poner a hacer un diseño para una decoración”…) organizas tus tareas por tipos y en bloques de tiempo.

¿Cómo es esto? Organizas tu jornada combinando bloques de tareas foco, con bloques de tareas de interacción y bloques de descanso.

Tareas foco, aquellas en las que necesitas prestar toda tu atención. Por ejemplo, en las que tienes que ponerte a redactar una propuesta, un presupuesto, hacer un diseño, escribir un email muy importante o algo en lo que necesitas concentración máxima y absoluta. Son de tareas que tienes que realizar tú sola. 

Tareas de interacción son esas tareas en las que tienes que, como dice su propia palabra, interactuar con otras personas, desde contestar emails de proveedores o clientes, contestar WhatsApps, revisar redes sociales y contestar los comentarios que te hayan hecho, entre otras. 

Y por último, quedarían bloques de descanso. 

No te olvides de reservar dentro de tu jornada varios bloques de tiempo, aunque sean de cinco o diez minutos, para ir descansando, levantar tu cabeza de la pantalla, pararte, respirar, tomarte un café, un té o lo que a ti te guste y oxigenar tu cerebro para después poder volver a meterte de lleno en cada una de tus tareas. 

Paso 5: Elimina las distracciones

Para que puedas mantener la atención y la productividad, sobre todo en los bloques de tareas foco, te recomiendo que elimines todas las distracciones. Es decir, pon tu móvil en modo avión o en silencio para que no te interrumpan ni llamadas, ni notificaciones de WhatsApp, ni notificaciones de email, ni notificaciones de redes sociales, ni nada. 

Elimina cualquier tipo de distracción que puedas tener para que te puedas concentrar única y exclusivamente en realizar esas tareas que requieren de toda tu atención. 

Créeme, te lo dice alguien que es muy dispersa. Cualquier sonidito o cualquier cosa me saca de mi atención y hace que después me vuelva a costar ponerme con una tarea. 

Cuando empiezas con una tarea, al principio cuesta, pero una vez te has puesto y tienes ahí toda tu atención y concentración, que de repente haya algo que te distraiga, rompe todo ese encanto y hace que tengas que volver a intentar llegar a ese momento de concentración que tenías. Y esto te ralentiza la tarea.

Así que simplemente en los bloques de foco apaga todas las distracciones. No pasa nada. 

“¿Y si me escribe un WhatsApp una novia?” 

“¿Y si me llama no sé quién?”

“¿Y si me llega un email importante?”

Bloquéate 20-30 minutos o incluso una hora, en la que nadie tenga que saber nada de ti. No pasa nada. No se va a caer el mundo. Cuando pase ese bloque, vuelves a activar notificaciones y te pones con un bloque de interacción y empiezas a contestar todos los mensajes que te hayan llegado durante ese rato.

Paso 6: Evita la multitarea

No hay nada peor que el multitasking, el hacer más de una cosa a la vez, el intentar llevar varias cosas a cabo. Internamente es muy engañoso porque a ti te hace creer que eres megaproductiva, porque escribes un email mientras haces una llamada y además revisas tus redes sociales. Pero no.

No intentes hacer más de una cosa a la vez porque eso no te hace ser más productiva. Lo que hace es que estés más dispersa, más distraída y tardes mucho más tiempo en realizar cada una de las tareas. Por eso es tan importante que en ese momento de tareas foco te apagues todas las distracciones para que no estés redactando un presupuesto y “uy, me ha llevado una notificación, contesto y vuelvo a esto”. Te sientes muy productiva porque estás haciendo varias cosas a la vez pero realmente estás tardando mucho más y alargando demasiado las cosas. 

La multitarea es una de las trampas de este siglo XXI. Una cosa a la vez. Concéntrate en hacerlo así y verás cómo todo va a ir mejor. 

La multitarea solo te va a estresar. 

¡Y ya lo tienes! Estos son los seis pasos, los seis consejos que te doy para que puedas ser más productiva en tu día a día. Si lo pones en práctica sentirás que esa lista de tareas por fin va bajando y sobre todo te vas quitando las tareas que son más importantes y urgentes, para que puedas vivir de una manera más calmada sin ese sentimiento de “no me da la vida”.

Espero que este artículo te haya sido muy útil. Te escribo de nuevo la semana que viene con un nuevo tema.