A lo largo de mis años como wedding planner me he encontrado con situaciones complicadas con algunas parejas. Y lo más probable es que tú también te puedas encontrar en alguna de ellas, en las que los clientes puedan intentar aprovecharse un poco de ti o tener que lidiar con parejas más complejas.

En este artículo te voy a contar 5 situaciones incómodas que es posible que puedas vivir con clientes o posibles clientes y qué decir y qué hacer para salir airosa de cada una de ellas.

Pero si prefieres que te lo cuente en formato audio, corre a escucharlo en este episodio del podcast.

Situación incómoda #1 

Clientes que no te han firmado el contrato ni hecho el primer pago, pero te piden que empieces a trabajar ya en su boda.

Estás en la reunión con ellos y te dicen “Ay sí, te queremos contratar. Vamos a empezar ya”.

Y tú les dices “Ok, os paso el contrato, quedamos para firmarlo, hacéis el primer pago y empezamos”.

Hasta aquí todo bien, el problema es que este tipo de clientes muchas veces te dicen “sí, enseguida lo firmamos; ¿quedamos ya?; sí, ya te hacemos el pago… pero mientras ¿por qué no vas empezando a buscar los sitios y demás proveedores?” 

Son clientes que todavía no te han pagado ni firmado el contrato y pretenden que tú ya empieces a trabajar. Muchas veces estás tentada de hacerlo porque, al fin y al cabo, estos clientes te han dicho que sí, que te contratan. 

¡Pero ojo, spoiler! 

Cada vez que empiezas a trabajar para una pareja sin haber firmado el contrato y sin que te haya hecho el primer pago, en el 99% de las ocasiones al final no te contratan.

Y tú ya te has matado a trabajar para ellos. Buscándoles proveedores y dándoles la información para que al final no te firmen el contrato, se queden con esa información que les has facilitado y se vayan con otra empresa (o acaben organizando la boda ellos solos). 

Así que por muy buen feeling que te dé la pareja y por muchas ganas que tengas de empezar a trabajar con ellos tienes que pararte y decir “no” hasta que el contrato no esté firmado y hayas recibido el primer pago.

Y ahora la parte difícil, ¿cómo le dices esto al cliente de una manera cordial, amistosa y profesional?

Cuando te suceda esto deberías 

• decirles que estás deseando empezar a trabajar en su boda y que te mueres de ganas de empezar cuanto antes, porque ya la estás visualizando y va a ser increíble.
• preguntarles qué día les viene bien para quedar y firmar ya el contrato así como realizar el primer pago, porque ya en esa misma reunión vas a empezar a organizarles su boda.

Como ves le estás tirando la pelota a su terreno, les estás diciendo que también tienes ganas de empezar con su boda pero a la vez le dejas claro que para que eso suceda antes tienen que firmar el contrato y realizar el primer pago. 

Todo de una manera amistosa y profesional, pero déjaselo claro. Sé inflexible en este punto.

Situación incómoda #2

Clientes que te contratan lo mínimo pero lo quieren todo y más.

Ahora veamos el caso de una pareja que te ha contratado (por ejemplo) solo el servicio de coordinación, te ha firmado el contrato y te ha hecho el pago. Pero de repente te empieza a llamar y pedir recomendaciones de proveedores.

“Ay mira, ¿no podrías recomendarnos algún dj? Porque todavía no lo tenemos”.

“¿Nos puedes recomendar a un florista para que se encargue de la deco de la ceremonia?”.

“No encontramos ningún servicio de autocares que nos convenza ¿tú nos podrías recomendar alguno?”.

Esta pareja ha contratado única y exclusivamente tu servicio de coordinación pero te está pidiendo que le recomiendes proveedores y además que lo hagas de manera gratuita. Sé que al principio te va a dar pena y vas a pensar “Bueno, que me cuesta, si total ya son clientes, ya me han contratado la coordinación. No pasa nada por darles un contacto o pasarles una recomendación”.

Pero no lo hagas.

Y te doy varias razones:

• Es injusto para ti, porque es un servicio por el que cobras por buscar y recomendar proveedores y esa pareja no te ha pagado por ese servicio. 
• Es injusto para el resto de parejas que sí te están pagando por ese servicio.

Así que cuando un cliente que te ha contratado solo coordinación (como en este ejemplo) te pida que le recomiendes algún proveedor tú deberías decirle lo siguiente:

“Claro, por supuesto que conozco a varios proveedores que creo que pueden encajar perfecto con lo que estáis buscando para vuestra boda. Dime en concreto cuántos tipos de proveedores necesitas (Dj, florista, iluminación…) para que te pueda pasar un presupuesto del coste adicional de encargarme de buscarte estos proveedores. Después tú ya decides si te interesa o no”.

Y se lo dices con toda la educación del mundo y sonriendo siempre, con toda la amabilidad y la tranquilidad posible pero poniéndote firme. Porque es un servicio por el que tú estás cobrando y no es justo que se lo des gratis.

Deben entender que no es solamente darles un nombre, sino que hay un trabajo detrás por el que tú cobras. Cuando te reuniste con ellos ya le explicaste cuáles son tus servicios, por lo tanto saben que este es uno de ellos.

Como ves, la clave es responder de manera educada y eficiente, pero a la vez le haces saber que tu tiempo y tus conocimientos valen dinero. Si tu no valoras tu trabajo y tu tiempo ellos tampoco lo harán, y cada vez te pedirán más cosas.

Situación incómoda #3

Cientes que quieren info de gratis y con eso ellos se lo gestionan sin ti.

Cuando estás en una reunión de venta con unos posibles clientes para conoceros mutuamente también suele ocurrir que intenten extraer información adicional. Me explico. Es muy común que mientras tú les preguntas sobre ellos y la boda, empiecen a intentar sonsacarte información de manera gratuita. Así que no cometas este error.

Te pongo un ejemplo. 

Te dicen que sueñan con una boda en un castillo que tenga vistas al mar, te preguntan si conoces alguno y en ese momento… caes en su trampa. 

No le digas que sí y le des el nombre del castillo. ¿Por qué? Porque ahí ya les está dando datos muy valiosos y luego no te van a querer contratar. Para ese tipo de consultas ya existen los portales de bodas. Esa información que te piden es parte de tus servicios y no puedes dársela sin más, sobre todo cuando todavía no son clientes.

Entonces ¿qué es lo que deberías hacer?, ¿cómo deberías contestar ante esta situación para salir airosa y que los novios no se sientan mal ni tú tampoco al decirles que no?

Cuando te pregunten como en el ejemplo por un castillo con vistas al mar yo les diría “conozco varios espacios que encajan súper bien con lo que estáis buscando, con esta visión de vuestra boda”. 

Y cuando ellos te digan que les digas alguno, toma nota y fíjate bien lo que tienes que decir:

“Me encantaría poder recomendaros y daros los nombres de algunos espacios, pero tienes que entender que es parte de mi trabajo y yo sería muy poco profesional si te diera nombres de diferentes espacios sin haber tenido en cuenta antes si… 

• el precio de este espacio encaja dentro del presupuesto que tienes
• tienen disponible la fecha que deseas
• y si realmente es el tipo de castillo con vistas al mar que tú necesitas y que estás buscando

Porque si te doy nombres sin esta información puedo subir por las nubes tus expectativas y luego que no te encajen en precio o no tener tu fecha disponible. Por lo tanto, después te va a resultar muy difícil encontrar un proveedor que esté a la altura. Y no quiero que te frustres.

Por eso en mi política de empresa nunca doy nombres de proveedores sin haber hecho todo el trabajo previo de ver qué es exactamente lo que necesitáis, qué presupuesto podéis destinar a esto, si tienen fechas disponibles o no.

Cómo ves mi trabajo no es solo decirte nombres de espacios, sino que requiere de una labor previa. Y eso es precisamente lo que le da valor y calidad al servicio que ofrezco.

Espero que lo entendáis”.

¿Qué te parece la respuesta?

Fíjate bien en la diferencia.

• Decir que no, que cobras por esto y punto.
• A decir que no se los dices por su bien para no causar una frustración muy grande si después, por lo que sea, no pueden contratar a uno de esos proveedores que les estoy diciendo.

¿Te das cuenta cómo cambia la historia?

Situación incómoda #4

Clientes que te piden una propuesta de diseño y si les gusta te contratan.

¿Te suena una reunión de esas en las que todavía no son tus clientes y os estáis conociendo para que ellos valoren si te quieren contratar o no?

Pues se da el caso de una pareja que sobre todo está interesada en el servicio de diseño & decoración o en la organización integral. Y te dicen que están bastante convencidos de que te quieren contratar pero antes les gustaría que les hicieras una propuesta personalizada sobre la decoración de su boda.

¡Ahí está! Otros que pretenden que tú hagas tu trabajo de nuevo gratis, que les presentes una propuesta de diseño y si les gusta ya si eso te contratan.

No hagas esto nunca porque:

• tu tiempo vale dinero 
• tu conocimiento vale dinero y tienes que cobrar por ello 
• y porque lo más probable es que les encante pero busquen a otro profesional que se la pueda ejecutar por mucho menos presupuesto del que tú le has dado.

¿Y ante esta situación qué puedes hacer tú?, ¿cómo deberías contestarles?

Yo te sugiero que les digas…

“Es un honor que confíes en mí para encargarme del diseño y la decoración de vuestra boda, la verdad es que estoy deseando que llegue ya el momento de sentarme y empezar a diseñar la primera propuesta. Sin embargo debéis entender que precisamente el hecho de que yo me tenga que poner a diseñar la propuesta forma parte de mi trabajo y, por lo tanto, cobro por ello. Por eso me sabe mal no poder presentaros una propuesta personalizada antes de que firméis el contrato y seáis oficialmente mis clientes. 

Lo que sí que puedo hacer es enseñaros mi portafolio para que veáis otras bodas que yo he organizado, porque si os gusta lo que veis, aún estando diseñado para otros y sin tener en cuenta lo que vosotros necesitáis, podéis estar seguros y tener la tranquilidad de que lo que diseñe para vosotros os va a encantar. No voy a dejar de diseñar hasta que estéis 100% convencidos del resultado final para vuestra boda”.

De esta manera de nuevo te estás dando valor como profesional, les estás parando los pies cuando hay que hacerlo y no estás trabajando gratis. No lo olvides.

Situación incómoda #5

Clientes que quieren trabajar contigo pero que te piden una rebajita.

A estas parejas les has encantado tú, les ha encantado tu propuesta y les ha encantado cómo trabajas pero en el momento que les pasas el presupuesto te piden que les bajes el precio.

Aquí tienes dos opciones:

1. Decirles que lo sientes, que esas son tus tarifas en base a lo que ellos necesitan y aunque te sabe muy mal no lo puedes hacer por menos. Tienes que defender ese precio en base a tu profesionalidad y a la calidad del servicio que les vas a ofrecer.
2. Si no quieres perder al cliente, sobre todo cuando estás empezando, diles que os vais a reunir de nuevo para repasar todo el presupuesto y ver qué partidas podéis quitar porque no sean tan importantes para ellos. Es la única opción para poder bajarles el presupuesto.

Piensa que para poder bajar el precio tienes que bajar servicios. No les puedes dar el mismo servicio por un precio inferior porque si no pensarán que al principio les estabas engañando o que aún te lo pueden bajar más. Nuevamente no sería justo ni para ti ni para los clientes que ya te han pagado ese precio.

Recuerda que tú vales cada euro del presupuesto que les has dado, así que si quieren que les rebajes el precio tendrán que eliminar servicios. Si no quieren, no tengas miedo en defender tus tarifas y hacer valer tu experiencia, profesionalidad y la calidad de tu trabajo.

¿Qué te ha parecido cómo afrontar estas 5 situaciones complicadas en las que te puedes encontrar? Espero que ahora ya tengas más claro cómo solucionarlas y salir bien del paso.

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