Los móviles se han convertido en un elemento imprescindible en nuestro trabajo. Y si hiciéramos un top 3 de las apps que más utilizamos, sin duda WhatsApp ocuparía el primer puesto.

Por eso es inevitable que lo utilicemos para comunicarnos con nuestros clientes. Pero si lo usas mal, puede convertirse en una auténtica pesadilla.

Por eso hoy quiero compartir contigo 7 consejos prácticos que te ayudarán a utilizar WhatsApp  con tus clientes de manera efectiva, evitando que se pierda información por el camino, y siendo mucho más productiva.

1 – Usa WhatsApp Business

¿Sabías que existe una versión de WhatsApp especialmente diseñada para empresas? Se trata de WhatsApp Business, y sin duda es la que tienes que utilizar para tu empresa de wedding planner.

¿Por qué? Pues porque tiene una serie de herramientas que van a facilitarte muchísmo la vida:

• En primer lugar tienes el perfil de empresa. Aquí vas a poder añadir una descripción de tu empresa, poner tu horario de atención al cliente, el enlace a tu página web, tu email, etc.
• Una herramienta muy interesante que incluye esta versión business de WhatsApp es el catálogo. Allí puedes poner la infirmación tus servicios de wedding planner, y añadir un enlace para que amplíen la información en tu web
• Otra de las funcionalidades es la sección “Anuncia” desde dónde puedes crear ads, es decir publicidad online dentro de la aplicación.
• Esta versión también te permite vincularla con tus cuentas de Instagram y Facebook, para que la gente pueda escribirte whatsapps directamente desde esas RRSS.
• Los enlaces directos son otra de las herramientas que te ofrece Whatsapp Business. Puedes compartirlos en tus mails, RRSS o en cualquier formato digital, y la gente haciendo click puede iniciar una conversación contigo. Y lo mejor es que también tienes el enlace en formato código QR, lo que te permite compartir el enlace en formato físico, por ejemplo en un flyer o en una bolsa promocional.
• Con los “Mensajes de bienvenida” podrás configurar un mensaje de respuesta que le llegará automáticamente a cualquier persona que te escriba por primera vez, o que lleve varios meses sin haberte enviado un mensaje.
• Una de mis funciones favoritas son los “Mensajes de ausencia”. Estos mensajes se envían automaticamente cuando alguien te escribe fuera de tu horario de atención al cliente. Pero no te cuento más ahora, porque después te hablaré más detalladamente de cómo usar esta opción.
• Y otra herramienta que te ayudará a ahorrar mucho tiempo son las “respuestas rápidas”. Con el tiempo vas a ver que hay ciertas preguntas que se repiten de manera constante. Una vez las tengas identificadas, puedes escribir las respuestas y guardarlas dentro de respuestas rápidas. Así cuando alguien te haga alguna de estas preguntas, en lugar de tener que escribir la respuesta, podrás ir a tus respuestas guardadas, y contestar a esa persona en tan solo un par de clicks.
• Y por último, esta versión tiene la función de “etiquetas”. Con ella podrás etiquetar y organizar tus chats, clientes, personas interesadas, proveedores, etc.

2 – Fija un horario

Uno de los peligros que tiene whatsapp es que da la sensación que siempre tienes que estar disponible. Y si no contestas inmediatamente tus clientes, las parejas interesadas en tus servicios, e incluso algunos proveedores,  pueden molestarse.

Por eso lo primero que tienes que hacer es establecer un horario para tus comunicaciones por whatsapp. 

Por ejemplo, si compaginas tu empresa de Wedding Planner con otro trabajo por cuenta ajena, necesitarás fijarte un horario para whatsapp que no coincida con las horas de tu otro trabajo. De esta manera, si tienes horario de mañana en tu otro trabajo, y solo puedes dedicar las tardes a tu empresa de wedding planner, puedes poner que tu horario de atención por whatsapp es de 15h a 21h.

O si eres madre y necesitas conciliar tu vida laboral con tu vida familiar, puedes decidir que tu horario de leer y contestar whatsapp sea de 9h a 17h, coincidiendo con el horario escolar de tus peques.

¿Esto quiere decir que después de las 17h no vas a mirar el móvil? Pues eso sólo depende de ti. Tengo muchas amigas en este sector que a partir de las 17h guardan su móvil en un cajón y no lo sacan hasta que han acostado a sus hijos.

Yo no soy tan drástica, pero sí que cumplo el horario y no contesto a whatsapp de clientes fuera del horario que me he marcado. Suelo leer los whatsapp, pero solo para comprobar que no ha pasado nada grave, y a no ser que sea un asunto muy urgente, no los contesto hasta el día siguiente.

3 – Cumple tu horario a rajatabla

No sirve de nada que tú te pongas un horario si no lo cumples a rajatabla. Tú eres la primera que tienes que cumplir ese horario y créeme que este punto es súper importante.

Y sí, lo sé, esta parte suele ser la más difícil, pero debes ser firme, porque si tú no respetas tu propio horario, tus clientes tampoco lo harán. Ya lo dice el refrán: Terreno cedido es terreno perdido.

Hace ya muchos años tuve una conversación con una compañera y amiga en la que ella se quejaba de que había algunas parejas que le mandaban mensajes de WhatsApp a las 3h de la mañana, y me preguntaba si a mí no me pasaba lo mismo.

Mi respuesta fue que no, nunca me había pasado eso (ni me ha pasado). A ella sí, y más de lo que le gustaría.

¿Sabes cuál era la diferencia? Pues que ella contestaba a esos WhatsApp de las 3h de la mañana, mientras que yo, a las 20h dejaba de contestar, y los mensajes que recibía a partir de esa hora los contestaba al día siguiente.

Mis clientes lo sabían y no les importaba, al contrario, lo entendían perfectamente. Por eso es muy importante que seas tú la primera que respetes tu horario.

Así que recuerda, si tú no respetas el horario que te pones, tus clientes, tus parejas y los proveedores tampoco lo van a hacer.

4 – Comunica el horario a tus clientes

Está muy bien que pongas un horario, y que seas tú la primera que lo cumplas, pero, esto no te va a servir de nada si no se lo comunicas a tus clientes. Porque si ellos no lo saben, no solo no van a poder cumplirlo, sino que además se frustrarán si tardas en contestarles.

Por eso desde la primera reunión que tengas con ellos, antes incluso de firmar el contrato, debes explicarles que podrán contactar contigo siempre que quieran, pero que tú les responderás siempre dentro de tu horario, y les especificas cuál es.

También debes decirles que dentro de ese horario les responderás siempre lo antes posible, pero no necesariamente de manera inmediata, porque puede que justo en ese momento estés ocupada visitando a algún proveedor, reunida  con otra pareja, conduciendo, etc. Pero que en cuanto termines les contestarás lo antes posible.

La mejor manera de asegurarte de que tus clientes, las parejas interesadas en tus servicios, y los proveedores que quieran hablar contigo, sepan en qué horario contestarás a sus mensajes, es usar las respuestas automáticas de whatsapp. Así, cuando te escriban fuera de tu horario, les saldrá un mensaje automático informando de cuál es tu horario de oficina, y avisando de que recibirán respuesta lo antes posible.

¿Y cómo hacemos esto? Simple. Debes activar la respuesta de ausencia automática y tener puesto tu horario de atención en el perfil de empresa.

Imagina que tu horario es de 9h a 18h. Si alguien te escribe después de las 18h, y tienes la respuesta de ausencia activada, le llegará al momento el mensaje que hayas dejado escrito, que puede ser algo así:

Hola, gracias por contactar con [NOMBRE DE TU EMPRESA]. En este momento no estamos disponibles, pero nos pondremos en contacto contigo lo antes posible.

Nuestro horario de atención es de lunes a viernes de 9h a 18h.

5 – Las cosas importantes, mejor por otro canal

WhatsApp está muy bien para tener una comunicación fluida con tus clientes. Pero no te recomiendo que sea tu único canal de comunicación.

Puedes usar esta aplicación para cosas más rápidas y ligeras, pero las cosas importantes, siempre por otro canal, porque en WhatsApp es muy fácil que se pierdan conversaciones y detalles importantes.

Por eso, para las cosas importantes, te recomiendo que utilices otro canal, como el mail o Trello, que es una herramienta de gestión de tareas que te ayudará a tener toda la información de la boda recopilada en un único lugar y perfectamente organizada. 

De hecho Trello es la herramenienta que recomiendo a mis alumnas de la certificación Wedding Planner Startup, para gestionar las bodas de sus clientes y centralizar allí toda la comunicación.

6 – Usa los mensajes de respuesta automática

Ya sabemos que a los milenials no les gusta esperar. Quieren las respuestas y las quieren ya. Así que es una buena idea que tengas diferentes mensajes de ausencia preparados. 

Por ejemplo, el de fuera de horario de oficina, que ya lo hemos visto.

Puedes tener otro para cuando estés trabajando en una boda.

Imagina que tienes boda el sábado, pero el montaje de la misma empieza el jueves. Así que de jueves a lunes no estarás disponible. 

¿Pero que pasa si alguna pareja te escribe esos días? ¿O un cliente?

Pues nada, porque puedes tener una respuesta automática preparada que diga algo así:

¡Hola! Gracias por escribirme. Hoy estoy trabajando en una boda preciosa que se celebrará este fin de semana. El martes a partir de las 9h me pondré en contacto contigo.

En caso de que se trate de alguna urgencia, escríebeme de nuevo y en cuanto tenga un hueco te contestaré. Para cualquier otro tema hablamos el martes.

El jueves puedes activar esta respuesta automática, y el martes a primera hora la desactivas.

Otra respuesta que puedes tener preparada es la de vacaciones. 

Y es que cuando te vas de vacaciones lo que quieres es desconectar, y eso está muy bien. Pero no puedes dejar desantedido tu negocio. Piensa lo frustrante que es para la gente que te escriba y no tengan ninguna respuesta.

Por eso, cada vez que te vayas de vacaciones, ya sea una o varias semanas, debes dejar una respuesta automática preparada que diga algo así:

¡Hola! Gracias por escribirme. Ahora mismo estoy disfrutando de mis vacaciones hasta el día [INDICA LA FECHA]. A partir de ese día me pondré en contacto contigo lo antes posible, dentro de mi horario de oficina [INDICAR EL HORARIO]. 

En caso de que se trate de alguna urgencia, escríbeme de nuevo y buscaré un hueco en mis vacaciones para atenderte. Para cualquier otro tema hablamos en cuanto regrese.

Tener este tipo de respuesta te da más profesionalidad, genera confianza y sobre todo, quita el estrés que le genera a la gente el no obtener respuesta.

Y en caso de que suceda cualquier otra situación en la que sabes que durante unas horas o unos días no vas a poder contestar de manera inmediata, puedes crear otro mensaje automático de este tipo y activarlo.

7 – Ten un número automatizado para atención al cliente

Y vamos ya con el último consejo, aunque te adelanto que este te puede parecer un poco complicado, porque ya nos metemos en cosas técnicas. Pero te aseguro que si lo utilizas vas a ganar un montón de tiempo, vas a mejorar tu atención al cliente y vas a poder captar más clientes para tu empresa de wedding planner.

Y es que justo se trata de eso, de que tengas un número de teléfono exclusivo para atención al cliente, y que lo tengas 100% automatizado gracias a un chat bot como ManyChat, que es el que te recomiendo porque es el único que está autorizado por Meta, que es la empresa madre de Facebook, Instagram y WhastApp.

Ten en cuenta que en el momento que vinculas ese número con ManyChat, tú no podrás contestar directamente los mensajes que te lleguen, pero no te preocupes, porque habrás configurado ManyChat para que lo haga por ti.

Para que lo entiendas mejor, esto funcionaría como una centralita. Las parejas te escribirían a este número.

Automáticamente, les saldrá una respuesta, que tú ya habrás configurado en ManyChat, y que le dirá algo tipo: “Hola, gracias por ponerte en contacto con [NOMBRE DE TU EMPRESA], dime, cómo puedo ayudarte” y le daría dos o tres opciones de respuesta, para que elija la que necesite.

La idea es que tú sepas de antemano cuáles son las preguntas frecuentes que te hacen las parejas, y tengas preparadas diferentes respuestas, para que ManyChat les responda de manera inmediata y automática por ti.

Incluso, si hay una pareja que por las respuesta que va escogiendo demuestra mucho interés, ManyChat podrá darle el enlace a tu agenda para que reserven una reunión contigo.

Y si tienen alguna pregunta o duda más compleja, ManyChat les puede dar un enlace a tu whatsapp personal, para que puedan hablar directamente contigo.

Cómo has podido ver WhatsApp es una herramienta muy poderosa que puede ser una gran aliada para tu empresa de Wedding Planner, eso sí, siempre que lo utilices de manera efectiva. 

Por cierto, me encantaría saber si ya conocías todas estas funcionalidades, cuál de ellas estás utilizando, y si hay alguna que desconocías y que vas a empezar a utilizar desde ya. Te leo en comentarios.