Cómo gestionar la crisis del coronavirus en tu empresa de Wedding Planner

El 2020 prometía ser un año muy bueno para el sector de las bodas, y es que ya sabemos que en los años pares suele haber más bodas y que las fechas con números especiales suelen estar muy demandadas.

Sin embargo la pandemia provocada por el COVID-19 está afectando al sector y a miles de parejas en todo el mundo que tenían planeado celebrar sus bodas en marzo, abril o mayo.

Así que las preguntas que más se repite ahora son: ¿Cómo va a afectar la crisis del coronavirus a mi empresa de Wedding Planner? ¿Qué puedo hacer para gestionar esta crisis? ¿Cómo puedo ayudar a mis parejas?

Bodas y coronavirus

En primer lugar lo que debemos hacer es mantener la calma y recordad que cada crisis puede suponer una oportunidad, pero ahora mismo la prioridad es atender a las parejas que tienen fecha para casarse en marzo, abril o mayo, por eso llevo varios días recopilando información para escribir este post, con la idea de poder ayudarte de verdad desde la calma y la razón.

Si tienes bodas en los meses de marzo, abril y mayo, esta crisis sin duda te va a afectar. Ahora mismo lo más sensato es aplazar esas bodas, de hecho en España estamos en estado de alarma, y eso significa que como mínimo en los próximos 15 días no podemos salir de casa.

Seguramente la mayoría de bodas se aplacen para los meses de septiembre, octubre y noviembre, y eso supone perder la oportunidad de conseguir nuevos clientes para esos meses. Aunque tal y como están las cosas lo más probable es que las parejas que ahora decidan casarse prefieran hacerlo en 2021.

Así que aquí tienes una serie de consejos y recomendaciones para que puedas gestionar la crisis del COVID-19 en tu empresa de Wedding Planner.

[1] RECURRE A FUENTES OFICIALES

Vivimos una época en la que estamos saturados de información, pero debes ser consciente de que hay muchas fake news, es decir que vas a encontrar mucha información falsa, cuyo único propósito es alarmar y confundir.

Lo malo es que estas fake news se propagan muy rápidamente, y a veces cuesta ver si lo que estamos viendo o leyendo es verdad o no.

Por eso te recomiendo que para todo lo relacionado con el COVID-19 recurras solo a fuentes oficiales. Allí encontrarás información veraz y actualizada.

En este caso las fuentes oficiales son la OMS y el Ministerio de Sanidad de tu país.

[2] REVISA TU CONTRATO

Este es un bueno momento para revisar tu contrato y comprobar si tienes la cláusula de  fuerza mayor. ¿Pero qué es esa cláusula y para qué sirve?

Se trata de un concepto concepto técnico jurídico clásico, que en España está  recogido en el artículo 1105 del Derecho Civil. Se usa como causa de exención de responsabilidad y dice lo siguiente:

«Fuera de los casos expresamente mencionados en la ley, y de los en que así lo declare la obligación, nadie responderá de aquellos sucesos que no hubieran podido preverse, o que, previstos, fueran inevitables»

En resumen, se trata de una cláusula que establece que en caso de que la boda no se pueda celebrar por una causa no prevista, por ejemplo esta pandemia, las dos partes estarán exentas de responsabilidad.

Si no la tenías es un buen momento para actualizar tu contrato y añadirla.

Siguiendo en esta línea, ¿tu contrato contempla qué pasa en caso de que se aplace la fecha de la boda? 

Por ejemplo, qué pasa si se aplaza la boda a una fecha que ya tienes ocupada. Primero debe quedar claro a qué boda asistirás tú, y también si tienes que ampliar equipo para poder atender dos bodas en una misma fecha, ¿tiene esto un cargo extra para los novios?

Además piensa que aplazar una boda supone trabajo extra para ti y más tiempo dedicado a esa boda, ¿tendrán que pagar los novios un suplemento por ello? Por no hablar de que estás perdiendo fechas que te podrían contratar nuevos clientes.

Piensa en todos los escenarios posibles y consulta con tu abogado como puedes recogerlos en tu contrato.

[3] REVISA LOS CONTRATOS DE LOS PROVEEDORES DE TUS CLIENTES

Una de las funciones de los Wedding Planners es revisar todos los contratos que tus clientes van a firmar con cada profesional. Y ahora esta función cobra más importancia que nunca.

Ahora deberías volver a revisar todos los contratos de cada una de tus parejas. Comprueba si tienen cláusula de fuerza mayor, si contemplan penalizaciones por anulación o cambio de fecha, etc…

Si los contratos son ambiguos, o no tienen contemplado nada de esto deberías llamar a cada empresa y preguntarles directamente. Después de la llamada envíales un mail con los acuerdos a los que habéis llegado para que te lo confirmen, y así lo tengas todo por escrito.

Es tiempo de negociar, y recuerda que la clave de una negociación es que ambas partes salgan beneficiadas, no solo una de ellas.

Te recomiendo que les pidas que te envíen las fechas libres que tienen para este año, para que puedas ayudar a tus novios a elegir la mejor fecha para su boda.

Por cierto, ¿sabías que la mayoría de vestidos de novia se fabrican en China? Esto puede suponer que algunas novias no puedan recibir a tiempo el suyo, así que contacta con las boutiques o ateliers en las que tus novias han comprado sus vestidos y pregunta por ello.

[4] CONTACTA CON TUS CLIENTES DE MARZO – ABRIL

Dos meses antes de su boda las parejas suelen estar muy nerviosas, imaginan como estarán ahora mismo, viendo que van a tener que aplazarla.

Ahora mismo en España queda bastante claro que todas las bodas de marzo y abril van a tener que aplazarse, así que tendrás que llamar a todas las parejas que se casen en estas fechas para empezar con los trámites del aplazamiento.

Tus clientes van a estar muy nerviosos, por eso te recomiendo que te armes de paciencia e intentes transmitirles calma y seguridad.

Antes de llamarles asegúrate de haber contactado con todos los proveedores de su boda y tener respuestas y soluciones para todas las preguntas y dudas de tus novios.

Si ya tienes las fechas disponibles de todos los profesionales de su boda, compáralas y haz un listado con 3 fechas en las que todos o la mayoría de ellos puedan seguir prestando sus servicios.

Recuerda que ahora que no podemos salir de casa es un buen momento para reunirse por video conferencia con aplicaciones como Skype, Zoom o Google Hangouts.

Intenta aliviar al máximo el estrés de tus clientes, para ello puedes:

  • Crear un documento con toda la información que consideres relevante para los invitados de la boda: cambio de fecha, de ubicación (si es que habéis tenido que cambiarla), información para cambiar billetes de avión, AVE, reservas de hotel, etc…
  • Envía ese documento, en formato PDF, a tus novios para que puedan enviarlo por WhatsApp o mail a sus invitados.
  • Pide a los proveedores de la boda que solo hablen contigo.
  • Mantén informados a tus novios, y hazles sentir que todo está controlado.
  • Antes de comunicarles que existe algún problema busca 3 soluciones que puedas ofrecerles para que el golpe sea más suave.

[5] CREA UN PLAN B PARA TUS CLIENTES DE MAYO – JUNIO

¿Y qué pasa con las bodas de mayo y junio? Aún es pronto para saberlo, aunque personalmente creo que las de mayo habrá aplazarlas.

Lo más sensato ahora mismo es ver cómo se desarrolla todo, e ir trabajando en un plan B para cuando llegue el momento de tener que tomar una decisión en firme.

Para ello sería una buena idea que documentes todos los procesos que estás siguiendo ahora para aplazar las bodas de marzo y abril, y así tengas protocolos ya creados que puedas repetir en caso de que sea necesario.

En el caso de bodas de destino, no esperaría y recomendaría a los novios empezar a pensar ya en aplazar la boda. Las fronteras se están cerrando y como en cada país el virus evoluciona a un ritmo diferente no sabemos cuándo volverán a estar todas abiertas.

Al principio de este post te decía que cada crisis puede convertirse en una oportunidad, por eso tienes un nuevo post con ideas y consejos para que aproveches esta crisis para reforzar tu empresa de Wedding Planner.

¿Y qué pasa con los nuevos clientes? Es posible que tuvieras reuniones pendientes con nuevas parejas, o que en estos días te entren solicitudes de información. ¿Cómo puedes atender a estas parejas sin salir de casa?

Creo que este es un buen momento para que empieces a digitalizar tu empresa de Wedding Planner, por eso he escrito otro post con ideas, recursos y herramientas para que puedas hacerlo.

Mientras tanto me gustaría saber cómo estás gestionando esta crisis con tus clientes, ¿tienes muchas bodas aplazadas? ¿cómo están reaccionando? Te leo en comentarios.

4 thoughts on “Cómo gestionar la crisis del coronavirus en tu empresa de Wedding Planner

  1. Nosotros hemos aplazado 3 bodas, dos de ellas para Septiembre y otra para Octubre. Los novios están desilusionados y tristes más que nerviosos. Le intento dar ánimos porque sabemos que todo está bajo control.

    1. Bien hecho Pilar. Es normal que estén tristes, en una boda se manejan muchas emociones, y esta situación lo ha trastocado todo. Ánimo 😘

  2. Muy agradecida de estas pinceladas. Son momentos muy difíciles.
    Me ha servido ya que tenemos visitas pendientes. Usaré las app’s para reunirme con ellos.

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