5 consejos para organizar la primera reunión con los novios

¡Por fin ha sucedido! Después de intercambiar varios e-mails y whatsapp con una pareja de novios ha llegado el momento que estabas esperando desde que montaste tu empresa de Wedding Planner. Vas a tener tu primera reunión con ellos. Una cita a ciegas en la que vas a tener que seducirlos para que te contraten.

¿Pero cómo organizar esa primera reunión? ¿Qué tienes que hacer para causar una buena impresión a esos novios y conseguir que te contraten?

Foto de Mireia Cordomí
Foto de Mireia Cordomí

Que no cunda el pánico. Relájate, respira hondo y lee tranquilamente estos 5 consejos para organizar la primera reunión con los novios.

[1] PREPARA EL LUGAR DE LA REUNIÓN

¿Ya sabes dónde vas a recibir a los novios? Si tienes un despacho, la respuesta es muy sencilla, pero si trabajas desde casa vas a tener que buscar un lugar tranquilo y acogedor para reunirte con tus novios.

Si tienes tu propia oficina:

  • Vas a ser el anfitrión, así que lo primero que tienes que hacer es asegurarte de que tu despacho está limpio y ordenado.
  • Ten preparado un pequeño refrigerio para ofrecer a los novios: café, té, agua, refrescos y unas galletas o pastitas.
  • Aprovecha que estás en tu terreno para demostrar tu profesionalidad. Procura tener a la vista fotos de alguna de las bodas o editoriales que hayas realizados, revistas de boda en la que salga tu trabajo, etc…
  • Demuestra tu creatividad con la decoración de tu oficina. Recuerda que si les gusta lo que ven, te será más fácil seducirlos para que te contraten.

 

Si trabajas desde casa:

  •  No esperes a tener una reunión para buscar el lugar perfecto. Lo ideal es que lo elijas con bastante antelación. Busca una cafetería bonita y tranquila, o el hall de un hotel pintoresco en el que también podáis tomar un café.
  • Acude a la cita al menos media hora antes de la cita. Así podrás escoger una mesa tranquila, y lo suficientemente grande para los 3.
  • En cuanto llegues habla con el camarero y dile que la cuenta la vas a pagar tu, que si tus acompañantes insisten en pagar ellos, les diga que la cuenta ya está pagada.
  • No te olvides de llevar lo necesario para montar tu oficina portátil: un ordenador portátil o tablet, el teléfono móvil, tu portafolio, una libreta, etc… Piensa por adelantado qué puedes necesitar y no te olvides de llevarlo.

[2] CUIDA TU IMAGEN PERSONAL

Como te he dicho antes, la primera reunión con los novios es como una cita a ciega, pero con tus futuros clientes. Y ya lo dijo Oscar Wilde, «Nunca hay una segunda oportunidad para causar una buena impresión».

Por eso es importante que no te olvides de prestar especial atención a la imagen que quieres proyectar en esta primera reunión con tus clientes.

Los trajes son siempre una apuesta segura. Ayudan a conseguir una imagen profesional. Y para que no resulten demasiado serios, puedes darle un toque original y creativo con los complementos.

Pero también puedes ir con vestido, falda, vaqueros, etc… La clave es conseguir proyectar una imagen cercana, elegante y profesional. Así que nada de escotes muy pronunciados, o faldas excesivamente cortas.

Cuida en extremo tu higiene personal. Asegúrate de que tus uñas están limpias y cuidadas,  y tu pelo limpio y bien peinado. No utilices un perfume demasiado intenso y opta por un maquillaje sencillo.

Y sobre todo no te disfraces. Es decir, no te vista de manera que te haga sentir incómoda. Tienes que ser tú misma, pero eso sí, procura ser la mejor versión de ti misma que puedas dar.

[3] ESCUCHAR, ESCUCHAR, ESCUCHAR

Sí, ya lo sé, los novios se reúnen contigo porque quieren conocerte, pero la clave de una buena reunión es saber escuchar.

Para que una reunión vaya bien tendrás que pasar el 80% del tiempo escuchando, y tan solo el 20% restante hablando.

Cuando lleguen los novios salúdalos, dales la bienvenida, invítales a sentarse y ofréceles algo para tomar.

Ahora ha llegado el momento de que hablen ellos. Intentan hacerles preguntas abiertas para que ellos te den la máxima información:

  • Cómo imaginan su boda
  • Cuántos invitados calculan que tendrán
  • Quieren una ceremonia civil o religiosa
  • Les gustaría que fuera exterior o interior
  • En qué mes quieren casarse
  • Prefieren una boda en el campo o en la ciudad
  • A qué se dedican ellos
  • Cuáles son sus gustos y aficiones
  • Qué no puede faltar en su boda
  • Y qué es lo que de ninguna manera puede estar en su boda
  • Qué presupuesto tienen para la boda
  • Etc…

Pídeles que te cuente su historia de amor: cómo se conocieron, cuánto tiempo llevan juntos, cómo fue la pedida, etc…

En esta parte es muy importante que realices una escucha activa y que vayas apuntando todo. Cuando ellos acaben, vas a tener que asegurarte de que has captado bien el estilo de boda que quieren los novios. Para ello puedes decirles:

«Entonces, por lo que me habéis dicho veo que queréis una boda íntima en el campo, preferiblemente en una casa rural en la que os podáis quedar a dormir unas 25 personas, ¿no? La ceremonia la queréis civil y al aire libre, y para la cena es imprescindible que busquemos un catering gourmet ¿verdad?».

De esa manera no solo te aseguras de que les has entendido bien, sino que muestras a los novios que contigo su boda va a estar en buenas manos, porque sabes escuchar, y porque habrás captado su idea de boda ideal en la primera reunión.

Y ahora es cuando ha llegado el momento de que hables tú. Explícales cómo trabajas, cuánto tiempo le dedicas a cada boda, los servicios que les puedes ofrecer, etc…

Es importante que lleves una tablet o portátil para que puedas enseñarles fotos de tus bodas. Lo ideal es que les enseñes las bodas que más encajen con su idea. Es decir, si quieren una boda rural, no les enseñes esa boda urbana tan chula que hiciste, porque pensarán que no has entendido bien lo que quieren.

Ha llegado el momento de enamorarlos, y tienes que hacerlo con tus palabras y con imágenes de bodas parecidas, que les hagan soñar cómo será la suya. Tienes que hacerles ver que tú eres la clave para conseguir esa boda.

Pregúntales si tienen dudas y anímales a que te hagan todas las preguntas que tengas.

Ahora ha llegado el momento de que habléis del precio. Si tienes paquetes cerrados, háblales de ellos, explícales detalladamente lo que incluye cada uno y qué precio tienen. Y si trabajas con presupuestos personalizados diles que mañana les enviarás un mail con el suyo.

Y recuerda que el tiempo es un bien muy preciado, así que procura que la reunión no se alargue demasiado. Con una hora, o hora y media tendría que ser suficiente.

[4] PREPARA EL MATERIAL QUE VAS A ENTREGAR

Tu no quieres que los novios se olviden de ti, por eso deberás entregarles un dossier con toda la información. Por eso antes de despedirte no te olvides de darles tu kit de bienvenida.

No olvides incluir tu tarjeta de visita, la información de tus servicios, y tus tarifas de precios (si las tienes).

Si quieres saber qué más debería incluir tu kit de bienvenida para novios no te pierdas la Newsletter de este sábado.

[5] REALIZA EL SEGUIMIENTO

Para mí este es uno de los detalles más importantes, y el que te ayudará a cerrar más bodas: hacer un seguimiento de la reunión.

Un día después de la reunión envía un e-mail a la pareja. En él diles que te ha encantado conocerlos y que disfrutaste mucho de la reunión. Recuérdales que si tienen cualquier duda pueden llamarte o escribirte, que estarás encantada de ayudarles.

Si no has vuelto a tener noticias suyas en dos o tres semanas, puedes volver a escribirles o llamarles. Si aún no han tomado una decisión repite la llamada unas semanas después, y si te dicen que finalmente han contratado a otra Wedding Planner, deséales mucha suerte, y diles que estás segura de que tendrán una boda preciosa.

Pero si todo ha ido bien, seguramente ellos se pondrán antes en contacto contigo para decirte que han decidido que tú seas su Wedding Planner. ¡Enhorabuena! Ha llegado el momento de volver a quedar con ellos para firmar el contrato y empezar a trabajar.

En la Newsletter de éste sábado te contaré más detalladamente qué debería incluir tu kit de bienvenida para nuevos clientes. Y además te desvelaré, por fin, la idea que tuve hace un par de semanas y que estoy segura de que te va a encantar.

¿Cómo? ¿Qué todavía no te has suscrito a mi Newsletter? Pues no sabes lo que te estás perdiendo.

  1. Cada sábado recibirás información exclusiva . Es información 100% útil que no publico en el blog.
  2. Recibirás 2 regalos de bienvenida para los nuevos suscriptores: el e-book «Los 20 errores que cometen todos los Wedding Planner en su primer año (y cómo evitarlos)» y el y el programa de formación de 7 días «Empieza a construir tu empresa de Wedding Planner».
  3. Y por si eso fuera poco, además entrarás en el sorteo de un servicio de Tutoría Premium (tienes más información aquí)

Así que no pierdas más tiempo e inscríbete ya a mi Newsletter. Hacerlo es muy fácil, sólo tienes que rellenar el formulario que encontrarás justo debajo de estas líneas.

9 thoughts on “5 consejos para organizar la primera reunión con los novios

  1. Buenas tardes,

    Estoy empezando con mi empresa de Wedding Planner, el nombre de esta es Inefable Weddings & Events. En este momento la página web está en proceso, y trabajo con instagram @inefableweddingsandevents i facebook.

    Me gustaría recibir tu Newsletter y también, formar parte del grupo de facebook.

    Muchas gracias,

    Àgueda

  2. Buenos días, estoy comenzando con mi empresa y se que podría aprender muchísimas cosas en este grupo, espero me puedan aceptar.

    Saludos,

  3. Hola buenas noches . Recien estoy montando mi empresa de planificación de eventos ; siento que tengo mucho por aprender ; espero que me acepten

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.